Casi llegamos a mitad de año y es un gran momento para frenar un ratito, reflexionar y revisar lo que pasó en nuestro negocio en los primeros meses, tomar las decisiones que hagan falta y planificar estratégicamente los meses que siguen.

Personalmente hago estas revisiones cada tres meses, con cada cambio de trimestre, porque me parece la mejor forma de mantenerme enfocada, hacer los cambios que hagan falta a tiempo y no esperar a fin de año para sorprenderme con cosas que puedo ir ajustando y mejorando antes.

Me ayuda a mantenerme centrada y le da sentido a mi día a día, porque se que lo que estoy haciendo suma a un plan estratégico y a un objetivo más grande. Me ayuda a no ir en piloto automático, pero tampoco saltando de plan en plan sin rumbo.

Por eso hoy te quiero compartir los 6 pasos que sigo cuando hago estas revisiones y cómo planifico los meses siguientes, por si te sirven para tu negocio también.

PASO 1: Revisión de lo que ya pasó

Lo primero y principal antes de ponernos a pensar en qué vamos a hacer los próximos meses, es pararnos un rato a revisar lo que venimos haciendo.

Es importante tomarnos un tiempo para entender qué cosas funcionaron y cuáles no, tanto a nivel de números como a nivel emocional.

Quizás hubo algo que se vendió mucho pero te demandó una energía terrible y terminaste agotada, y no estás segura de querer repetirlo. O al revés, quizás algo que pensaste que se iba a vender bárbaro, no terminó funcionando pero te gustaría darle otra chance haciéndole algunos cambios.

Así que el primer paso es revisar lo que acaba de pasar. Si elegiste hacer esta planificación de forma semestral, entonces vas a revisar lo que pasó en estos últimos 6 meses. Si la planificación es trimestral, lo mismo pero de los 3 últimos meses.

Algunas de las preguntas que podrías contestar son:

• Las ventas

¿Cuánto vendiste en plata y en unidades mes por mes? ¿Hubo crecimiento mes a mes? ¿Cuál fue el % de crecimiento?

¿Cuáles fueron los productos o servicios que mejor se vendieron? ¿Y los que peor?

¿Tuviste clientes nuevos? ¿Cuántos?

¿Tuviste clientes repetidos? ¿Cuántos?

• Las visitas a tu web y los suscriptores a tu mail

¿Cuántas visitas a tu web tuviste mes a mes? ¿Hubo crecimiento comparado con los meses anteriores?

¿Aumentó tu lista de suscriptores al mail? ¿Cuántas personas nuevas y cuánto en % de crecimiento?

¿Cómo aumentó tu lista de suscriptores en relación a la cantidad de visitas a tu página web?

Si enviaste newsletters o mails: ¿Cuáles fueron los temas que mejor funcionaron? ¿Los mails que más se abrieron? ¿Los que más clics tuvieron?

• Si creaste contenido (ej: un Blog o las redes)

¿Qué temas fueron los que mejor funcionaron? ¿Cuáles fueron los que comentarios tuvieron? ¿Y los que más se compartieron?

¿Cuál fue el contenido que más disfrutaste haciendo vos?

¿Hay algún tema del que te pidieron que escribas o hables y te gustaría agregar?

• Inversión en marketing y activaciones

¿Cuánto invertiste en marketing mes a mes?

¿Qué % representó esa inversión del total de las ventas? ¿Ese % aumentó o se mantuvo?

¿Qué tipo de publicidad o acción de marketing te funcionó mejor? ¿Cuál peor?

¿Qué activaciones, sorteos, promociones o eventos hiciste? ¿Cuál fue el que mayor ventas trajo?

¿Cuál te funcionó mejor en términos del tiempo que te demandó y los resultados que te trajo?

• Tu relación y emociones con tu negocio

¿Qué fue lo que más disfrutaste haciendo durante estos meses?

¿Qué fue lo que menos o que más cansancio te generó?

¿Hay algo que ya sabes que te gustaría delegar?

¿Pusiste tu tiempo donde te gustaría o hay algo en ese aspecto que te gustaría modificar?

• Grandes aprendizajes

Para terminar con la parte de revisión, algo que me gusta es anotar cuáles fueron los grandes aprendizajes de esos meses que acaban de cerrar.

No se si a vos te pasa lo mismo, pero mi memoria a veces es bastante traicionera. Si no me los anoto, quizás dentro de unos meses se me ocurre una magnífica idea, que ya aprendí que no me funciona, pero mi cabeza decidió olvidarse de esa parte. ¡Así que mejor dejar todo bien anotado!

Estos son sólo ejemplos de preguntas que te podrías hacer, no hace falta que hagas las mismas ni todas. Lo importante es que sean preguntas que te ayuden reflexionar sobre tu negocio.

Algo muy importante, es que intentes no contestarlas en el aire, sino que las escribas. Que busques la información, revises los números, analices y escribas.

El objetivo es parar, revisar, reflexionar y sacar las conclusiones y aprendizajes necesarios para avanzar.

La única manera de armar el mejor plan estratégico posible para los próximos meses es entender primero qué estuviste haciendo, qué te funcionó mejor y qué disfrutaste más. Para que esa sea tu base para lo que sigue.

Personalmente esta parte me gusta hacerla un día aparte, enfocada específicamente en revisar y reflexionar. Una vez que tengo eso claro, entonces otro día por separado me enfoco en los pasos que siguen. Para separar así lo que pasó de lo que se viene. Creo que son energías diferentes o por lo menos a mi me pasa eso, y me gusta trabajarlo por separado. ¡Ya encontrarás cuál es la forma que mejor te resulta a vos!

PASO 2: Objetivos para los meses que se vienen

Una vez que terminaste con tu revisión, el segundo paso es plantearte estratégicamente los objetivos para los meses siguientes:

¿Qué objetivos de ventas? ¿Qué cantidad de clientes?

¿Qué objetivo de tráfico a la web?

¿Qué objetivos para tu lista de suscriptores al mail?

¿Y para tu contenido?

De nuevo, son solo ejemplos, vos definirás para tu negocio cuáles son las medidas que más sentido tiene seguir y poner los objetivos en función de eso.

Va a ser tu mejor estimado, por supuesto no tenemos la bola de cristal y no vamos a saber exacto cuánto vamos a vender o cuáles serán los números finales.

Lo importante de plantearte objetivos es que después los puedas ir midiendo y ajustando. Si no tenés objetivos, no tenés nada contra que medir y no sabés entonces si vas bien o no, o qué ajustes hacer.

Una técnica que podrías usar para definir tus objetivos, es la técnica S.M.A.R.T

• S: Specific – Específico
• M: Measurable – Medible
• A: Attainable – Alcanzable
• R: Relevant – Relevante
• T: Time-Related – Con un tiempo determinado

Entonces por ejemplo, si una de las medidas que te gustaría seguir son tus ventas. Decir “aumentar mis ventas mes a mes”, no es un objetivo porque no es específico (cuánto querés aumentar tus ventas) ni tampoco medible.

En cambio “vender en julio $5,000, con un crecimiento del 20% comparado al mes anterior”. Ahí ya tenés un objetivo específico ($5,000), con un tiempo determinado (en julio) y que podrás medir si lo alcanzaste o no cuando termine ese mes.

¿Es alcanzable? Este punto es más “subjetivo” y lo irás viendo cuando ya tengas un poco más de historia de tus propios números. Pero lo que quiere decir por ejemplo es que, si el mes pasado vendiste $3,000 ponerte por ejemplo un objetivo de $10,000 para el mes siguiente, no parece muy alcanzable, excepto que estés haciendo unos planes muy increíbles y diferentes a lo que venís haciendo.

¿Es relevante? Esto lo decidirás vos. ¿Son importantes estos objetivos para ir en la dirección que querés con tu empresa? ¿Te harán sentir orgullosa si cuando termine el mes los alcanzaste o simplemente sentirás que es un mes más? Es importante que te pongas objetivos alcanzables pero desafiantes, que te estimulen a trabajar y que cuando los consigas te hagan sentir muy bien!

Yo a final de cada mes reviso cómo terminé ese mes versus los objetivos que me puse. No hago una mega revisión completa cada mes, porque sino me la pasaría haciendo revisiones, pero sí veo los grandes números, para asegurarme que voy en línea con mis objetivos o darme cuenta a tiempo si hay algo que ajustar.

De esta forma los números no son una sorpresa que vemos únicamente a fin de año, sino que son algo que vamos viendo mes a mes, y los usamos como guía para ir tomando decisiones.

Aunque no tengan la mejor fama, son los mejores aliados para que tu negocio realmente sea un negocio.

Hay una frase que dice “lo que se mide, crece”. Y realmente creo que es así y lo veo día a día. Pero no por arte de magia, simplemente porque medirlo es ponerle nuestra atención y detectar a tiempo lo que hay que ajustar.

No es necesario tener un mega archivo de Excel con 150 filas para hacer este seguimiento. Con que vayas siguiendo las 5 variables principales de tu negocio, está más que perfecto y seguro muchísimo mejor que no ver ningún número.

PASO 3: DEFINIENDO TUS FOCOS

Una vez que pusiste tus objetivos, lo que te recomiendo es que definas cuáles serán tus 2 o 3 grandes focos para llegar a esos objetivos.

Este para mí es uno de los pasos principales. Porque uno de los errores más comunes es que tratamos de hacer 200 planes al mismo tiempo, y al final vemos que no llegamos a los números que esperábamos.

Muchas veces por tratar de hacer tantas cosas, no terminamos haciendo ninguna del todo bien, y aunque nos la pasamos ocupadas, al final no vemos impactos positivos en nuestras ventas.

Entonces acá, a mi por lo menos lo que mejor me funciona, es definir 2 o 3 grandes focos que voy a tener durante esos próximos meses.

Quizás en tu negocio sea:

• Lanzamiento de la nueva colección
• Crear un Blog
• Hacer un evento con las principales clientas cada dos meses

O quizás:

• Lanzamiento de la tienda online
• Participar en 1 evento clave de tu industria
• Reducir la cantidad de productos, dejando sólo los más rentables

Esto no quiere decir que sólo vas a hacer estas 3 cosas, por supuesto después hay cosas del día a día de tu negocio. Lo que sí quiere decir es que estas 3 cosas son las que considerás más importantes y las que sí o sí querés que pasen.

Porque son las que creés que te van a ayudar a aumentar tus ventas y conseguir los objetivos que te planteaste en el paso anterior. Son cosas que cuando termine el año te van a hacer sentir orgullosa de haberlas logrado. Cosas que no son la rutina de siempre. Cosas que te van a acercar un poquito más a donde querés con tu negocio.

PASO 4: BAJANDO A TAREAS CONCRETAS Y MÁS CHIQUITAS

Una vez que tenés claros esos 2 o 3 grandes focos, entonces la idea es que bajes a tareas lo más chiquitas y concretas posibles todo lo que tenés que hacer para que esos grandes planes pasen.

Siguiendo el ejemplo de antes, si uno de tus grandes focos es el “lanzamiento de tu tienda online”, ¿cuáles son todos los pasos y tareas que vas a tener que seguir para que eso pase?

La idea es que anotes todo todo todo, así por ejemplo sería:

• Analizar las diferentes plataformas disponibles
• Hacer una lista de ventajas y desventajas de cada una
• Elegir la plataforma
• Definir las secciones clave que tendrá la tienda
• Decidir si contratar un diseñador gráfico o diseñarla yo misma
• Y así sucesivamente….

Si no tenés claros cuáles son esos pasos, entonces ya sabés cuál es tu primer tarea de la lista: “Averiguar todo lo que implica lanzar mi tienda online” 🙂

Acá tu mejor amigo de la vida puede ser Google. Buscalo así tal cual y andá anotándote todos los pasos que vas viendo que otros recomiendan.

Ideal también si tenés alguna amiga o conocida que ya haya hecho eso que querés hacer, a la que puedas invitar a tomar un café para mostrarle lo que pensaste y te ayude a ver si te estás olvidando de algo importante.

PASO 5: BAJAR LOS PASOS AL CALENDARIO

Una vez que tenés la lista de todas las tareas es hora de bajarlas al calendario. Acá la idea es que decidas en qué mes (idealmente en qué semana) vas a hacer cada una y te lo agendes.

Si no los agendas, el día a día siempre va a tener algo más urgente (aunque no necesariamente más importante) que te va a terminar robando el tiempo que querés dedicarle a estas cosas que sabés que te van a hacer la diferencia.

Yo soy medio (muuuy) fanática de la organización, así que tengo casi bajado día por día los próximos tres meses, pero no hace falta llevarlo a tal extremo. Se que a muchas les parece demasiado estructurado o abrumador hacer eso.

Lo importante es que encuentres la forma que te funcione a vos. Pero no te quedes en la frase “me cuesta planificar”. Probá y encontrá la forma que te funcione. Porque sin planificación es muy difícil llevar un negocio. 

Si no querés bajarlo día por día, lo que te recomiendo por lo menos es que definas en qué semana querrías hacer cada una de esas tareas. Siguiendo con el ejemplo de la tienda online, si tu objetivo es lanzarla en noviembre, te podría quedar algo así:

Si cuando lo bajás a la agenda ves que es imposible la fecha que tenías pensado, quizás definís una fecha de lanzamiento diferente o priorizás y sacás otras cosas que ibas a hacer en esos meses para poder llegar.

Bajarlo al calendario te permite eso.

Te permite ver la realidad y tomar las decisiones que hagan falta para conseguir eso que te estás proponiendo. Para que no sean ideas, sino que realmente pasen.

PASO 6: PRIORIZAR EN EL DÍA A DÍA

Por último y para terminar, algo que hago y te súper recomiendo es que cada semana y cada día, antes de empezar con la rutina de tu negocio, te anotes qué cosas vas a hacer esa semana o día puntual.

Algunas cosas serán parte de la rutina, pero lo importante es que tengas tiempo para hacer estas tareas que definiste, para conseguir esas grandes cosas que querés para los próximos meses.

De esta forma te asegurás de pasar los grandes planes estratégicos a acciones concretas y las acciones concretas las ponés en tu lista diaria. De lo más grande a lo más chiquito.

Para que no sea que un lunes te levantes y digas “quiero hacer mi tienda online” y te desmayes de los nervios de todo lo que tenés que hacer. En cambio te levantes y lo que anotes en tu lista sea “Analizar los diferentes proveedores de tiendas online”. Algo totalmente realizable ese día, que te acerca un pasito más a tu plan.

Espero que estos consejos y pasos te ayuden a frenar un ratito, revisar el primer semestre de tu negocio, reflexionar, priorizar y seguir avanzando.

Pero seguir avanzando con sentido y con metas claras.

No en piloto automático o saltando de un plan a otro, sin tener muy claro para dónde estás yendo. Para que no tengas la sensación de ir “a ciegas”, sino que vayas con un norte y un plan claro bajado bien a detalle.