Algo que me preguntan mucho es qué herramientas uso en mi día a día y cuáles son las que más recomiendo. Yo generalmente trato de no obsesionarme por encontrar “la herramienta” perfecta, porque sinceramente creo que la diferencia más importante nunca está ahí, pero sí es verdad que a lo largo de los últimos 5 años he ido probando varias, hasta quedarme con las que mejor me funcionan y más fácil me hacen la vida.

Así que hoy te quiero compartir las 10 herramientas que uso y recomiendo para trabajar más ordenada y organizada en tu día a día emprendedor, por si te sirven para tu negocio también.

Antes de empezar a listarlas, es importante aclarar que las herramientas que uso, están basadas en las 3 principales estrategias que aplico en mi negocio (contenido, lista de mails y publicidad en redes sociales), así que por eso son las que más sentido tienen para mí, pero es importante que elijas tus herramientas en función de tus estrategias.

Empecemos con las tres primeras herramientas que uso para la creación de contenido y lista de mails.

1. Web y Blog

A la hora de crear y compartir contenido, en mi caso elegí tener un Blog como principal medio de comunicación. Y para eso, la herramienta más importante (y el corazón de todo mi negocio!) es worpress.org 

Ahí es donde una vez por semana publico un artículo nuevo y es donde tengo también, además del Blog, todo el resto de las secciones de mi web (quién soy, cómo trabajar conmigo, mis cursos, recursos gratis y otras secciones con más información). 

Si estás pensando seriamente en tener un Blog como canal de comunicación con tu marca (acá podés leer las ventajas y desventajas del Blog), definitivamente te recomiendo esta herramienta. Porque es la mejor plataforma a la hora de crear una web, que luego puede adaptarse infinitamente a medida que crezcas con tu negocio.

2. Páginas de aterrizaje

Más allá que en WordPress se pueden crear infinidad de secciones y páginas, y se pueden instalar Plug-Ins para agregar por ejemplo pop-ups que te ayuden a capturar los mails del tráfico que llega a tu web; hay una plataforma que yo uso muchísimo, que sirve para crear páginas de aterrizaje (landing pages) sin requerir conocimientos de diseño ni programación: Leadpages.

¿Qué es una página de aterrizaje? Es una página que tiene el ÚNICO objetivo de capturar los mails de las visitas a esa página. Y por eso, no tiene ni menú de navegación, ni links a tus redes sociales, ni ningún tipo de información que distraiga a las personas y haga que se vayan de esa página. La única opción que tiene la persona que llega a esa página es decidir si te deja su mail o no. 

Esta plataforma es MEGA simple de usar y tienen un montón de plantillas pre-diseñadas, donde simplemente cambiando los colores por los de tu marca, en pocos minutos podés tener una página lista para publicar.

¿Para qué la uso? Por ejemplo, cuando hago un mini-curso gratis para invitar a las personas a sumarse, o si organizas un Webinar y querés llevar tráfico a esa página para que las personas se anoten o si creas un recurso gratis (por ejemplo una guía descargable) y querés llevar tráfico a esa página para que las personas se lo puedan descargar dejando su mail para recibirlo y acceder.

Acá te muestro un ejemplo de cómo se ve una página mía (de un recurso gratis) creada en esta plataforma:

 

3. Plataforma de email marketing

La tercer herramienta que uso para la estrategia central de generación de base propia de datos (lista de mails) es Convertkit. ¡La uso hace más de 5 años y me encantaaaaa!

Plataformas para manejo de mails hay miles, que van desde las más simples de todas como Mailchimp, hasta las más complejas y con miles de funcionalidades (y costo mucho más elevado!) como Infusionsoft.

Convertkit diría que es una intermedia, muy intuitiva y simple de usar, pero sin todas las funcionalidades ni complejidades de las más avanzadas que existen. A mí me encanta porque es muy amigable para usar, te permite no solo tener todos tus mails en un único lugar de forma organizada, sino además crear (muy visualmente!) secuencias automatizadas a partir de determinadas acciones.

Entonces, si por ejemplo, alguien se baja determinado recurso gratuito en tu página web a cambio del mail, ese mail e información de esa persona automáticamente pasa a Convertkit, donde podés generar reglas automáticas como, por ejemplo, que a esa persona inmediatamente le llegue un mail con ese recurso gratuito que se descargó, y 7 días después (o los que vos quieras!) le llegue otro mail con más información, y tantos días después otro mail… y así esa secuencia la creas una única vez y se repite cada vez que alguien se vuelve a descargar ese mismo recurso en tu web. Empezando a aplicar así una de las estrategias más poderosas del marketing: la automatización.

Además te permite usar “etiquetas” para segmentar a las personas dentro de tu base de mails, si quisieras hacerle comunicaciones separadas. Por ejemplo, que todas las personas que compran en tu web, tengan la etiqueta de “clientes”, para entonces por ejemplo enviarles una promoción especial por su segunda compra. Que no le enviarás a las personas que aún no compraron nada y no tienen esa etiqueta.

Son solo algunas de las funcionalidades que tiene esta plataforma, pero la idea central es organizar tu base de contactos, segmentarlos y enviarles comunicaciones automatizadas (y lo más personalizadas posibles!) basadas en sus intereses y acciones en tu web ☺

La siguientes herramientas tienen que ver con el manejo de las redes sociales, tanto para la creación como la programación de cada posteo. Y adicionalmente, la creación y edición de videos, como otro formato de contenido que uso principalmente para mis cursos.

4. Herramienta para diseños

Esta herramienta creo que la recomendé mil veces, porque literalmente la uso desde el primer día que empecé mi negocio y creo que no existe un solo día donde no me meta ahí a hacer algo: Canva

Aunque hoy tengo 100% delegada la parte de diseño gráfico en una diseñadora que se encarga de crear todo, la sigo usando porque siempre existen ajustes de último momento o cosas adicionales que quizás necesitamos más rápido, y me encanta tener la flexibilidad y libertad de poder hacer lo que necesito simple acá.

Es una plataforma creada especialmente para las que no somos diseñadoras gráficas, donde podés crear todo tipo de diseños. Desde los posts para tus redes sociales, gráficas para tu web, folletos, presentaciones, ¡lo que necesites!

Hay una versión gratis y una paga, que tiene como diferencia que podés subir tus propias tipografías (en caso que tengas algunas especiales exclusivas de tu marca) para usarlas en tus diseños. 

A mí algo que me sirvió muchísimo, que hicimos con Isa (la diseñadora con la que trabajo) es que ella me creó las plantillas para mis redes sociales, usando mi identidad de marca (tipografías, colores, gráficos) y después las subió a Canva, de forma que si yo alguna vez quiero crear alguna publicación rápido (usando esa misma base), lo puedo hacer ahí en Canva, sin tener que saber usar Photoshop u otra herramienta de diseño más compleja o avanzada.

5. Programación de redes sociales

Otra herramienta que uso hace mil años y siempre recomiendo, es alguna donde puedas programar tus publicaciones para las redes sociales. Ya saben que creo firmemente que los posteos de nuestras redes no deberíamos dejarlos librados a la creatividad del día a día, sino que planificarlos con tiempo para asegurarnos coherencia y consistencia en nuestra comunicación. 

Para eso, yo uso una herramienta que se llama Sked Social, que te permite programar en un único lugar los posts de Instagram y Facebook juntos. Es una herramienta paga, pero existen muchas otras como Planoly o Later con versiones gratis para empezar.

Lo genial es que podés ir subiendo los posteos en el calendario (defiendo qué día y a qué hora querés que se publique), pero además tiene la opción de ver cómo va a quedar tu Feed de Instagram una vez que se publique todo eso que programaste. Eso te permite revisar si de pronto, hay dos publicaciones que no te gustan mucho como quedan juntas, porque visualmente no encajan bien, y moverla entonces de fecha.

6. Filmación y edición de videos

Cuando hago mis cursos o mini-cursos gratis, muchas veces me preguntan cómo hago para hacer videos donde se ve de fondo una presentación y al costado mi cara hablando sobre esa presentación.

Para eso, uso dos herramientas. Primero, hago la presentación en Keynote (porque uso Mac), pero si tenés PC sería lo mismo PowerPoint. Al igual que con las plantillas para redes sociales, le pedí a Isa (mi diseñadora gráfica) que cree una presentación base, que siempre tenga mis elementos gráficos, y sobre esa base yo creo después cualquier nueva presentación que quiero, usando siempre esos mismos elementos.

Una vez que tengo la presentación lista con el contenido que voy a explicar en ese video, después uso Screenflow para filmar el video. Esta plataforma lo que permite es, justamente, grabar al mismo tiempo la pantalla (donde tengo abierta la presentación) y mi cara a través de la cámara de la computadora. 

Y una vez que termino de filmar, entonces ahí mismo se puede editar el video, eligiendo qué tamaño querés que tenga la cara versus la presentación, donde lo querés ubicar… y cualquier otro tipo de edición de sonido o iluminación que quieras. Esta plataforma es para Mac, pero su equivalente para PC es Camtasia.

Por último llegan las herramientas que tienen que ver más con el manejo del día a día y cómo aprovechar la tecnología para usar nuestro tiempo de la forma más productiva posible.

7. Organización y priorización de tareas

Esta es otra herramienta que me despierta casi el mismo amor que Canva ☺. Se llama Asana, tiene una versión gratuita que es SUPER completa y la uso muchísimo porque sirve justamente para organizar y priorizar el trabajo. 

Podés crear diferentes proyectos, con las tareas que componen ese proyecto y las fechas límite en las que se tiene que realizar cada una, que luego podés ver consolidado en un calendario. La plataforma te va enviando notificaciones a tu mail cuando ya estás atrasada con una de esas tareas (podés desactivarlo si no te gusta y directamente ingresar cuando quieras a la plataforma a ver el status de todo!).

Yo la uso muchísimo para trabajar con otras personas, porque es una forma muy simple de tener todo consolidado en un único lugar y que todos sepamos al mismo tiempo en qué status está cada tarea y proyecto.

Entonces, la uso por ejemplo con Isa, para todos los proyectos de diseño gráfico. Donde yo voy definiendo qué necesito y para qué fecha, y ella me va marcando cada vez que termina uno, o si tiene consultas o algo que necesita que yo revise, entonces lo sube acá mismo como una tarea pendiente mía y la fecha en la que necesita que yo lo haga. De esta manera trabajamos sincronizadas y organizadas ☺

Y también la uso con Lu, que trabaja en mi equipo como asistente administrativa, para ver juntas en un único lugar todos los proyectos que maneja ella, para qué fecha tiene que ir haciendo cada cosa y qué necesita de mi parte.

Por supuesto también sirve para trabajar sola, en caso que todavía no tengas equipo, porque al final se trata de organizar tus pendientes, ponerte fechas límites y ver en un calendario cómo vas avanzando con todo.

8. Organización en la nube

Algo que empecé a hacer hace no tanto la verdad, pero que ahora me parece fundamental, es tener los documentos principales de mi negocio no sólo en el disco de mi computadora, sino también en Google Drive, para acceder desde cualquier lugar y compartirlos si necesito con otras personas, asegurándome que siempre todos estamos viendo la misma versión. De esta manera evitamos estar mandándonos mil cosas por mail y al final nunca saber cuál es la versión final o dónde está. 

¿Qué usos concretos le doy? Por ejemplo, cuando abro las inscripciones de mi programa de mentoría grupal cada año, Lu crea un documento de Excel en Google Drive donde va llevando el tracking de cada una de las emprendedoras que se suma, cuál es su mail, su cuenta de Instagram y cualquier otra información que después voy a necesitar para trabajar con ellas. Al hacer ese tracking en Google Drive (en lugar de tenerlo en un documento en su computadora) las dos podemos acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar, hacer cambios, agregar comentarios y trabajar sobre el mismo documento sin duplicarnos, pisarnos o perder información valiosa.

También, si trabajas con una diseñadora gráfica, una Community Manager o una agencia que, por ejemplo, te maneja la publicidad paga, por dar algunos ejemplos, te puede servir muchísimo para tener en un único lugar todos los materiales y no tener que estar yendo y viniendo por mail con adjuntos y documentos.

9. Mail de negocio

Esta es una herramienta super sencilla, que también uso desde el primer día, porque te permite tener mails con el dominio de tu marca, dentro de Gmail, usando Gmail for work.

Entonces, por ejemplo en mi caso tengo creado ahí el mail contacto@naylanorryh.com (usando el dominio de mi marca), donde me llegan todas las notificaciones relacionadas con mi negocio, o los pedidos de mentoría a través de la web o cualquier mail que alguien me escriba desde cualquier lugar. 

Lo bueno es que se ve mucho más profesional tener un mail con tu marca que usar uno con @gmail o @hotmail, pero seguís estando dentro de Gmail, con lo cual es simple e intuitivo como cualquier mail personal.

10. Eficientización de Gmail

Por último y aprovechando la herramienta anterior, este es un agregado que se le puede hacer a Gmail, que se llama Streak, que tiene una versión gratuita, y lo que te permite es trabajar de forma mucho más efectiva en Gmail.

¿Cómo? Por ejemplo, creando plantillas de respuestas de mail que ya dejás guardadas y que luego solo haciendo un clic, se copian automáticamente en un mail listas para enviar, sin tener que volver a escribir todo de nuevo de cero cada vez que te hacen la misma consulta. O te permite programar envíos de mail diferidos, eligiendo un día y horario en el futuro. Entonces, si por ejemplo, no querés enviar el mail en el mismo instante que lo escribiste, lo dejás programado para que salga a futuro sin olvidarte.

Son solo algunas de las funcionalidades, pero la idea es siempre la misma: hacer cada vez más eficiente y productivo tu tiempo, evitando estar repitiendo mil veces la misma tarea o depender de tu memoria para cada cosa.

Para mí la organización y planificación son requisitos fundamentales para manejar nuestro negocio de forma ordenada, profesional y además (y fundamental!) disfrutando más, sin volvernos locas, ni estar trabajando mil horas en cosas que no suman demasiado valor.

Nuestro tiempo es nuestro recurso más valioso y hoy tenemos acceso a miles de herramientas diseñadas para hacernos la vida más simple y usarlo mucho mejor, con lo cual creo que es fundamental aprovecharlas. 

No volviéndonos locas ni tratando de tener mil al mismo tiempo o la última del momento, porque entonces nos juega el efecto contrario, pero si probando y eligiendo las que mejor nos funcionen, dependiendo de nuestro tipo de negocio, las estrategias principales que usemos y la forma en la que más nos guste trabajar ☺