4 causas de desorden en tu emprendimiento y qué ajustar para crecer

4 posibles causas de desorden

Creo que si tuviese que elegir una palabra que escucho mil veces, cuando empiezo a trabajar con alguna emprendedora es “desorden”. Frases como “siento caos y desorganización en general”, “voy tapando fuegos y urgencias”, “no me alcanza el tiempo para nada”, y muchas otras que reflejan más o menos lo mismo: que hacemos y hacemos, pero pocas veces frenamos y ordenamos.

Al principio puede ser lógico porque empezamos como podemos y vamos haciendo como podemos. A veces no tenemos ni idea donde nos estamos metiendo, con lo cual un poco de caos es parte esperable del proceso.

Pero para mí, llega un punto donde tenemos que tomar las riendas y no seguir en modo caos, como si fuese la forma natural de trabajar.

Creo que es parte de la responsabilidad de manejar un negocio, ponerle orden a ciertos procesos, para hacernos la vida más fácil y que todo fluya un poco más simple, sin dejar la vida completa en nuestro negocio.

Por eso, hoy te quiero compartir las 4 áreas más comunes de desorden que veo en emprendimientos, para que revises si alguna de esas te está causando los mayores dolores de cabeza y algunos consejos para que puedas ajustarlas:

1- Desorden en tu proceso de trabajo

El desorden más normal suele estar en nuestro propio proceso de trabajo, sea en tu proceso de producción y entrega, si lo que ofrecés son productos; o en el paso a paso que seguís desde que alguien te pide cotización y contrata tus servicios hasta que terminas de brindarlos.

Muchas veces porque no tenemos ningún proceso y simplemente vamos haciendo a medida que podemos o llegan los clientes.

¿Cómo sería un proceso de trabajo desordenado?

Si por ejemplo, compras la materia prima “cuando se acaba” o vas produciendo a medida que llegan los pedidos o cada vez que entra un nuevo pedido haces todo manualmente como si fuese la primera vez.

O, si ofreces un servicio, y no tenés ningún tipo de sistema o proceso armado por el que vas guiando a tus clientes, y les vas mandando cada cosa cuando podes o te acordás. O estás disponible las 24 horas los 7 días de la semana, para que te pidan cosas o te hagan consultas, en lugar de poner las reglas de juego y la forma de trabajo clara y simple desde el primer día.

¿Cómo podrías ordenar tu proceso de trabajo?

Cuando se trata de nuestro proceso de trabajo, para mí las palabras claves son la estandarización y automatización. Dedicar tiempo (una vez!) a revisar y pensar todo el proceso completo de principio a fin, y anotar todos los lugares donde podríamos estandarizar o automatizar, en lugar de hacerlo de cero cada vez.

Entonces, imaginate que ofreces un servicio, lo que podrías hacer es escribir:

  • Cuando alguien me pide una cotización: ¿qué mail automático le podría llegar? ¿Puedo ahí en ese mail ya incluir mis paquetes de servicio y la posibilidad de agendar una reunión exploratoria de 30 minutos?
  • Cuando alguien me confirma que quiere empezar a trabajar conmigo: ¿qué mail puedo dejar ya pre-armado con toda la información que necesito que me mande para conocer su situación? ¿Puedo armar una encuesta y ya dejarla lista para que la persona conteste ahí?
  • Antes de cada encuentro, ¿hay algo que le quiera o tenga que mandar? ¿hay algo que necesito pedirle?
  • Después de cada encuentro, ¿voy a mandarle algún resumen o algo con lo que charlamos? ¿o la persona me tiene que mandar algo?
  • Cuando terminamos todo el proceso, ¿puedo dejar una encuesta ya armada para pedirle su feedback? ¿tengo que mandarle algún informe de cierre o algo que ya pueda dejar pre-diseñado?

Este es solo un ejemplo y las preguntas concretas dependerán por supuesto de tu tipo de negocio. Lo importante es que te pongas en escena y revises mentalmente el paso a paso de tu propio proceso, con el mayor detalle posible. Y acá no vale que digas “pero cada cliente es diferente”. Sí, sé que cada cliente es diferente, pero hay partes del proceso que son iguales, aunque los clientes sean otros. Y esas son las partes que estamos tratando de identificar, para ahorrar tiempo y estandarizar todo lo que se pueda estandarizar.

2- Desorden en tu proceso de comunicación

Como emprendedoras, la comunicación suele ser un área que nos demanda gran parte de nuestro tiempo y cabeza. Sea que uses solo las redes sociales o que también tengas web, Blog o lista de mails, crear ese contenido, compartirlo y responder los comentarios o consultas, suele ser un área donde dejamos gran parte de nuestro tiempo.

Por eso, es una de las áreas más importantes que tenemos que tener ordenada y organizada, para que no nos lleve las 24 horas del día. Porque la comunicación es clave, pero no es todo en tu negocio.

Y si ponemos todas las horas solo ahí, no vamos a tener nunca tiempo ni energía para hacer todo el resto de las cosas que necesitamos para seguir creciendo y llevar nuestro negocio al próximo nivel.

¿Cómo sería un proceso de comunicación desordenado?

Básicamente si no haces ningún tipo de planificación de tu contenido y vas compartiendo lo que se te ocurre cada día. Porque entonces, la pregunta “¿qué comparto?” va a estar absolutamente todos los días en tu cabeza, en lugar de darle espacio para que esté en un momento específico del mes (dedicado a eso!) y sacártela del sistema todo el resto de los días.

¿Cómo podrías ordenar tu proceso de comunicación?

La palabra mágica cuando se trata de ordenar la comunicación para mí es la planificación. ¿Cómo? Fijando en tu agenda (desde ahora!) los días específicos que vas a dedicar a:

  • Una vez por mes, pensar el contenido de todo el mes siguiente, definir qué vas a necesitar para crearlo y cuándo lo vas a crear.
  • Una vez por mes o una vez por semana (dependiendo lo que mejor te funcione!), escribir los textos exactos de las publicaciones de la semana siguiente y dejarlas programadas, usando alguna plataforma como https://later.com/ para las redes y https://mailchimp.com/es/ para tus mails.

Definir desde ahora en qué momento de TODOS los meses del año vas a hacer la planificación y creación del contenido de cada mes. Y bloquearte ese espacio. Pero sobre todo defender ese espacio, como si fuese una reunión clave con otra persona, y no moverlo o taparlo con otras cosas.

Tu contenido es lo que estás mostrando y compartiendo de tu marca para atraer y conectar con tus potenciales clientes.

Tiene un rol fundamental para tu negocio, con lo cual no deberíamos pretender que se nos ocurran ideas magníficas y contenido de calidad en cinco minutos, cuando nos acordamos que “deberíamos publicar algo”.

Si lo queremos usar como herramienta de marketing, tenemos que dedicarle tiempo de calidad.

Y, aunque eso puede sonar a más trabajo, te juro que es todo lo contrario. Porque es mucho más fácil y productivo, dedicar medio o un día entero por mes sólo y exclusivamente a pensar el contenido del mes siguiente, que estar todos los días pensando en eso a cada rato. Incluso podrías tomártelo como un día especial por mes, fuera de la rutina de tu emprendimiento, donde por ejemplo te vas a algún lugar que te inspire a pensar todas esas ideas creativas que querés crear para tu marca.

Por supuesto algún que otro mes quizás surge un imprevisto y tengas que cambiar de día, pero tenerlo ya agendado, te va a obligar a ver que lo estás moviendo y pensar, antes de hacerlo, o por lo menos asignarle otro momento.

3- Desorden en tus números

El tercer desorden más común que veo, muchas veces porque directamente brilla por su ausencia,  es en el control de los números de nuestro negocio. Personalmente estoy convencida que para llevar un negocio, hacerlo rentable, escalarlo y vivir de eso, no existe la posibilidad de convencernos a nosotras mismas que “somos malas con los números”. Si es así, tenemos que aprenderlo, así como le dedicamos horas a aprender a hacer historias en Instagram.

Porque un negocio sin números no es un negocio. Y vencer esa barrera interna es una de las cosas que más impacto nos puede traer.

Como dueñas de nuestro negocio tenemos que saber cuánto estamos facturando cada mes y en qué, cuáles son nuestros productos o servicios que más ganancia nos dejan y cuáles los que menos, qué costos tenemos y en qué estamos gastando o invirtiendo nuestra plata exactamente.

No podemos ignorar los números pero pretender vivir de nuestro negocio, porque no funciona así.

¿Cómo sería un proceso de números desordenado?

Si no llevas ningún tipo de control de tus ventas, costos y/o ganancia. O si lo llevas pero en papel, cuando te acordás de anotarlo y todo por lugares separados, que a veces ni te acordás donde escribiste. O si llevas un control más organizado, pero no lo revisas nunca para sacar conclusiones y tomar decisiones. Porque la magia de mirar los números, es que deberían ayudarnos a tomar decisiones.

Viendo los números todos los meses puedo detectar que hay un producto o servicio que está funcionado mucho mejor, o que hay un costo que se me disparó por el techo y tengo que enfocarme en encontrar una alternativa o que hay un servicio que me está llevando muchas más horas de las que tenía contempladas, con lo cual voy a tener que subirle los precios o bajarle las horas, para que sea rentable. Todas esas son decisiones que nos ayudan a potenciar lo que está funcionado, ajustar lo que no y poner nuestro tiempo en los lugares que más sentido tienen para crecer. Y todo eso es gracias a mirar los números.

¿Cómo podrías ordenar tus números?

¡Empezando! El primer paso acá es el más difícil. Porque si hoy no tenés ningún número claro, es normal que sientas la tarea difícil y grande, y la tentación de dejarlo para otro momento. Pero cuanto más tiempo dejes pasar y más acumules esos números sin mirarlos, peor va a ser. Así que lo más importante es empezar, aunque sea con un primer paso bien simple.

Quizás, si hasta ahora no venís llevando ningún registro de números, el primer paso es empezar a llevar un control de tus costos. Anotar absolutamente TODO lo que gastas para hacer cada producto o brindar tus servicios, y cuántas horas reales te lleva. Desde la compra de la materia prima, hasta la impresión de la tarjetita que pones en la bolsa, asegurarte de llevar un control exacto de todos esos costos y horas.

Si usas alguna plataforma de tienda online, probablemente las ventas ya las tengas registradas de forma más automática. Pero sino, lo mismo que con los costos, empezar a llevar un registro de lo que vendes cada día, para poder analizar toda esa información a cierre de cada mes y hacer un análisis más detallado a cierre de año, para tomar decisiones a futuro.

Una vez que ya te sientas cómoda llevando el control de los números (que puede llevarte un tiempo, así que tenete paciencia pero hacelo!), el próximo paso sería no solo controlar lo que pasó, sino además proyectar lo que querés que pase. ¡Y ahí es cuando los números se empiezan a volver más poderosos!

Para mí, cuando nos planteamos con seriedad crecer con nuestro negocio, es indispensable que eso lo transformemos en números: objetivos concretos de ventas, inversión y ganancia, que podamos medir después contra la realidad y ver si lo que estimamos se está dando o no.

4 posibles causas de desorden. Excel

Si hoy no venís haciendo nada de esto y no tenés plantillas armadas para empezar a llevar tus números, acá te dejo un tutorial donde te comparto un Excel que uso en mi propio negocio y te puede servir para el tuyo también.

Es simple para empezar y a medida que te sientas cómoda, podés ir ajustándolo para adaptarlo a tu negocio y los números que más sentido tiene mirar para vos.

4- Desorden en tu día a día

Por último, la sensación de desorden general la podemos sentir si lo que está desordenado es nuestro manejo de cada día. Si, por ejemplo, nos levantamos y vamos haciendo lo primero que se nos cruza por el camino, la primer urgencia que nos llega al mail o el primer pedido que nos hace otra persona; sin dedicar nada de tiempo a definir qué queremos y qué necesitamos nosotras.

Muchas veces este desorden en el día a día es consecuencia de los desórdenes anteriores, y una vez que ajustes eso, esto se puede acomodar también. Pero a veces, más allá de ordenar todo el resto, también tenemos que entrenarnos nosotras mismas a trabajar mejor.

Creo que gran parte del desafío de trabajar independientes, es que eso no sea sinónimo de caos absoluto.

Que no haya reglas impuestas por otras personas, no quiere decir que nosotras no nos podamos fijar nuestras propias reglas, para trabajar de forma más eficiente y enfocando mejor nuestro tiempo, en las cosas que realmente nos importan y más impacto pueden generar en nuestro crecimiento.

¿Cómo sería un día a día desordenado?

Si empezás a trabajar cada día con lo primero que tenés anotado en tu “lista de pendientes” o lo que se te cruza por la cabeza, sin tomarte un tiempo previo de reflexión y armado (en papel) de tu día.

Si sentís que la mayoría de los días se te pasan tapando fuegos o urgencias, pero pasan los meses y nunca parece haber tiempo suficiente para hacer esos grandes planes que tenés en la cabeza. O si termina el día y la mayoría de las veces te queda la sensación de no haber hecho nada muy productivo.

¿Cómo podrías ordenar mejor tu día a día?

Acá volvemos a una de las palabras mágicas para manejar un negocio: planificación. Así como planificamos nuestro año, sería ideal planificar también cada mes, cada semana y cada día.

Sé que cuando digo esto, probablemente pienses ¡pero me la voy a pasar planificando en lugar de haciendo! Pero te aseguro que, con una hora que le dediques cada semana a planificar la semana siguiente, y 20 minutos cada día (antes de empezar con nada!), las horas que te vas a ahorrar perdidas por tratar de avanzar sin orden ni foco, ¡no tienen precio!

Mi sugerencia es que, cada día, antes de empezar con nada (antes de leer los mails, antes de entrar a Instagram, antes de ver si entró algún pedido, ¡literal antes de nada!) te sientes 20 minutos a escribir en papel a qué vas a dedicarle tu tiempo ese día. A algunas personas les funciona hacerlo el día anterior, antes de irse a dormir, ¡probá lo que mejor te funcione a vos!

Esto no es lo mismo que la famosa “lista de pendientes” o “to do”. Porque lo que suele pasar con esa lista, es que vamos anotando ahí TODO lo que se nos va cruzando por la cabeza que “tenemos que hacer”, pero sin ningún orden ni lógica, y terminamos con una lista eterna de puntos que nos estresa más de lo que nos ayuda. Está perfecto ir anotando todos los pendientes en un mismo lugar para no olvidarnos, pero esa no debería ser la lista que dirija tu día a día.

Lo que yo hago, y te recomiendo hacer, cada día en estos 20 minutos que le dedico a planificar el día, es leer la lista completa y elegir cuáles de esos puntos voy a hacer ese día, en qué orden y qué cantidad de tiempo le voy a dedicar a cada uno. ¡El orden y el tiempo es muy importante! Para empezar con lo más importante y ser realistas con lo que podemos abarcar en un día.

Al definir, desde antes, cuánto tiempo le vamos a dedicar a cada actividad, ya sabemos desde el inicio del día qué cantidad de cosas vamos a poder cubrir ese día, en lugar de pretender hacer diez, terminar haciendo dos y yéndonos a dormir completamente frustradas.

Al principio quizás estimar ese tiempo te cueste un poco más y no sea exacto, pero ya vas a ver que a medida que lo haces todos los días, te volvés muy buena en definir el tiempo que te lleva cada cosa y el tiempo que querés que te lleve.

¡Y acá algo muy importante! En los 20 minutos que dediques a planificar tu día, no empieces a hacer nada. Algo muy común es que cuando estamos anotando “hoy tengo que contestar este pedido”, inmediatamente abrimos el mail y nos ponemos a contestarlo, en lugar de terminar de planificar todo el resto de las cosas que queremos hacer ese día. Estos 20 minutos son de planificación, son para que puedas ver todo tu día completo y dónde vas a estar poniendo tu tiempo. Recién te ponés a hacer el primer punto, una vez que hayas terminado de planificar todo. Para que, cuando veas todo el pantallazo junto, puedas tomar decisiones antes de ponerte a hacer, y sobre todo, para no avanzar en piloto automático cada día con lo primero que se te cruza por el camino.

Todos estos cambios implican algún tipo de cambio de hábito o mentalidad. Con lo cual van a implicar un esfuerzo para salir de la zona de confort o de la inercia de seguir haciendo todo igual a como estamos acostumbradas.

Quizás implique salir del modo “no soy buena con los números” y pasar al modo “quiero aprender a manejar las finanzas de mi negocio”.

O salir del modo “es que soy un desastre organizándome” y pasar a “hoy voy a probar cómo es esto de planificar 20 minutos antes de empezar”.

O pasar de “mi negocio es diferente y no se puede estandarizar nada” a “me voy a sentar, voy a pensar realmente el paso a paso a conciencia y ahí voy a decidir qué tendría sentido estandarizar”.

O del modo “para mí es imposible planificar el contenido con un mes de anticipación” al modo “si me dedico un día específico para eso, seguro pueda hacerlo y además puede ser divertido!”

Yo estoy convencida que estos cambios son de las cosas más importantes que podemos entrenar como emprendedoras.

Porque, que trabajemos solas, no quiere decir que tengamos que trabajar sin rutinas, sistemas y en total desorden. Solo significa que es nuestra responsabilidad crear esas rutinas, sistemas y procesos para trabajar de una forma más inteligente, aprovechando mejor cada hora que invertimos y potenciando así el impacto que somos capaces y tenemos el potencial de generar con lo que estamos haciendo.

28 comentarios
  • Maria Eugenia

    Gracias por compartir tu experiencia y ayudarnos a crece con nuestro emprendimiento! 🙂

    • Nayla Norryh

      Muuuuuchas gracias a vos por tu mensaje María Eugenia!! 🙂

  • Leilen

    Gracias por enviarme este mail. Me sentí identificada en cada uno de los puntos. Realmente me atrapó. Me resultó muy valiosa la info. Saludos

    • Nayla Norryh

      Que buenooo que te sirvió el artículo Leilen!! Me pone muuuuy feliz saberlo!! 🙂

  • Leticia

    Gracias Nay! Recién por primera vez planifiqué mi día antes de empezar. Pensé dedicarle 20 minutos, pero a los 13 minutos ya tenía todo plasmado en papel con una inyección de energía y ganas de ponerme a trabajar en cada tema. Genial!!
    Sólo preocupa poder mantener este hábito en el tiempo… espero que tal vez viendo buenos resultados pueda incorporarlo a la rutina.

    • Nayla Norryh

      Que lindoooo saber que el artículo te sirvió para planificar tu día Leticia!! Vas a ver que a medida que lo hagas todos los días, te va a resultar más fácil mantener el hábito en el tiempo!! 🙂

  • Agustina

    Gracias Nay, por siempre darnos consejos tan útiles para las que estamos arrancando, y el caos nos invade!

    • Nayla Norryh

      Aaaay muchas gracias por tu comentario Agustina!! Me alegra saber que te sirven los contenidos que voy compartiendo 🙂

  • Lucrecia

    Gracias Nay!!! Me ayudó muchísimo!!!

    • Nayla Norryh

      Que buenooo saber que te ayudó el artículo Lucrecia!! Me pone muy feliz saberlo!! 🙂

  • Andrea

    Voy a hacer rutina el punto 4 que definitivamente es el que siento que reflejo todos los ejemplos que diste de las consecuencias de no planificar. Muchas gracias!

    • Nayla Norryh

      Que buenoooo que te haya gustado el artículo Andrea!! Espero que te sirva!! Después contame 🙂

    • Nayla Norryh

      Gracias a vos por tu mensaje Ani!! 🙂

  • Claudia

    Hola, gracias por darte tiempo de compartir .

    • Nayla Norryh

      Gracias a vos por tu mensaje Claudia!! 🙂

  • Luz Fourcade

    bueniiiiisimo! como todos tus posts nay! y yo creo que lo que más me atrapa de tus contenidos, es, justamente eso: que son planificados, con foco y súper claros y simples. gracias!

    • Nayla Norryh

      Mil graaaaacias por tu comentario Luz! Me alegra saber que te gustan los contenidos que comparto 🙂

  • MARI

    Nada mas parecido a mi día a día, a parte de salir de un proceso de ansiedad que complica un poco lograr este orden, la verdad encontré lo que necesitaba para poner orden primero en mi mente. QUIERO LOGRARLO. Excelente articulo. Gracias!

    • Nayla Norryh

      Muuuuchas gracias a vos por tu mensaje Mari!! 🙂 🙂

  • Sindy

    Tu blog es tan lindo, puede ser el artículo más largo pero no me canso de leerlo. Felicitaciones y gracias por todo lo que nos compartes.

    • Nayla Norryh

      Que buenooo que te gustan los contenidos que comparto Sindy!! Me pone muuuuy feliz saberlo 🙂

  • Silvia

    Nay gracias por tan valiosa información! Cuesta y mucho organizarse pero es super importante para no caer en el caos! Gracias por mandarme mails siempre. Intento leerte cada vez que puedo. SALUDOS

    • Nayla Norryh

      Muuuuuchas gracias a vos por tu mensaje Silvia!! Me pone muy feliz saber que los contenidos que comparto te sirven!! 🙂

  • Dana

    Simplemente Gracias! Justo lo que necesitaba! 💟

  • Nazarena

    Nay como siempre me siento super identificada con lo que escribis, en los 4 puntos parecía que me hablabas a mi. Voy a comenzar con el de los numeros, por mi parte anoto todos los gastos y ventas del mes pero al final nunca los controlo, asique desde marzo que no se ni cuanto vendí ni cuanto gasté. Decidí sentarme a revisar esto el primero de cada mes. Espero poder cumplirlo!!! Una vez más mil gracias por tu tiempo!

  • Leslie Diaz Zamora

    Muy interesante esos 4 puntos, me hicieron reflexionar sobre la disciplina y el orden que debo tener para mejorar mi negocio, Muchas gracias .

    • Nayla Norryh

      Que buenooo que te gustó el artículo Leslie!! Muchas graaacias por tu mensaje!! 🙂

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