El otro día mencioné, casi al pasar en mi cuenta de Instagram, que ya estaba planificando ahora cosas de marzo del 2021 (incluso de agosto!) y muchas me preguntaron cómo hacía con tanta anticipación.

La anticipación es justamente la clave de la planificación. 

Por eso, hoy les quiero compartir (resumido!) los pasos clave que sigo AHORA en septiembre y octubre para organizar el 2021:

PASO 01 – Definir tus prioridades

La clave para enfocarnos es no intentar hacer todo. Aunque tengamos mil ideas nuevas o varias oportunidades para mejorar en nuestro negocio, NUNCA jamás vamos a poder hacerlas todas juntas.

Por eso el primer paso es ELEGIR.

Para eso, primero tenemos que tomarnos un rato para revisar este año que está terminando, entender qué funcionó y qué no, cuáles fueron nuestros números, dónde están las oportunidades y cuáles serán los objetivos del próximo.

De más está decir que este año fue particular, con lo cual el análisis tendrá sus particularidades. ¡Pero siempre hay aprendizajes a capturar!

Una vez que tengas claros tus objetivos (y con claros me refiero a concretos y específicos!), definimos entonces las grandes prioridades del año. Por ejemplo, un objetivo podría ser «duplicar las inscriptas a mi curso online», otro «triplicar mi base de suscriptas al email para fin de año», o «crecer 50% el tráfico a mi blog» o «llegar a 50,000 descargas en mi podcast para junio 2021».

Son ejemplos inventados, para que revises si estás poniendo objetivos así de específicos. Porque no serán iguales tus prioridades si tu objetivo es triplicar tu base de email que si es duplicar tus descargas al podcast.

Se trata de pensar, más allá de los procesos rutina de tu negocio (como puede ser compartir contenido en las redes o brindar tus servicios), ¿qué grandes planes diferentes o mejores vas a hacer el año que viene para crecer?

Mejores, porque no todo tiene que ser nuevo.

En mi caso, quiero duplicar las inscriptas a mi programa de mentoría (objetivo!), por eso “seguir mejorando el programa” será una de mis prioridades. Otra será rediseñar mi página web. Tengo 5 grandes en total.

Más de eso es demasiado y corro el riesgo de terminar desenfocada. Prefiero menos, más grandes. 

Buscá el número que te funcione a vos. Lo importante es que veas que cada una de estas prioridades se abrirá en pasos o sub-proyectos. Entonces, si elegís demasiadas, vas a terminar con demasiados pasos y no vas a poder ponerle a ninguno la energía y recursos para hacerlos bien. 

Por ejemplo “mejorar mi programa de mentoría” no es concreto hasta que lo bajo a sub-proyectos específicos como:

• Crear y capacitar un equipo de X mentoras.
• Filmar de nuevo los videos de los módulos X y X.
• Revisar y mejorar el texto de la página de inscripciones.

Son sólo ejemplos, para que veas que cada uno de estos sub-proyectos tendrá a su vez pasos que llevarán tiempo y recursos. Así que este primer paso de ELEGIR y no querer hacer todo junto el año que viene ¡es fundamental!

PASO 02 – Escribir el paso a paso detallado

Una vez que tengas las grandes prioridades, vamos a bajarlas a pasos lo más detallados posible. Por ejemplo, el rediseño de mi web implica:

• Definir qué cambios quiero hacer.
• Escribir los nuevos textos.
• Hacer el brief a la diseñadora.
• Darle feedback a la diseñadora…

Sigue, pero se entiende la idea. 

Dependiendo de la complejidad del proyecto, habrá más o menos pasos. Por eso es tan importante que no te queden mil prioridades para el año, porque si no acá te van a quedar millones de pasos.

Probablemente no sepas con lujo de detalle TODOS los pasos que implicará cada proyecto, muchos incluso aparecerán a medida que empieces, pero la idea es que hagas el mejor estimado con la información que tengas ahora. 

En mi ejemplo de “crear y capacitar un equipo de mentoras”, aunque no sepa exacto cómo lo voy a hacer (porque todavía no me senté a trabajarlo!), ya definimos con Lu (que es la persona de mi equipo liderando este proyecto) que las tres grandes etapas serán: convocatoria, selección y capacitación. Y, dentro de cada etapa, definimos los pasos que vamos a seguir.

Entonces, en la etapa de convocatoria por ejemplo, algunos pasos serán:

• Definir el perfil de las mentoras.
• Armar propuesta y descripción del puesto.
• Preparar formulario de aplicación…

Y así sigue hasta el paso final de “publicar la convocatoria”. 

La clave es que veas la diferencia entre planificar y crear.

Ahora no me pongo a escribir el perfil ni digo “ahhh ya que estoy voy a ver en qué plataforma puedo hacer el formulario”… ¡no! 

Ahora estoy planificando para ver TODA la foto completa, ANTES de crear algo puntual.

PASO 03 – ¡Todo a la agenda!

Una vez que tengas (por escrito!) el detalle de cada plan, el último paso es ponerle fechas y agendarlos. ¡Y acá empieza la magia!

Lo primero que te recomiendo, si alguno de los pasos implica trabajar con otra persona, es que la contactes AHORA para validar las fechas. 

Entonces, siguiendo el ejemplo de “rediseñar mi web”, si quiero que esté lista en marzo, no espero a enero para contactar a la diseñadora. Me junto ahora con ella (ya me junté!), para contarle qué me estoy imaginando y definir las fechas juntas. 

Fue ella la que me dijo que el 01 de febrero tengo que hacerle el brief y tener los textos finales, para que pueda empezar a diseñar y terminar el 31 de marzo. Lo que a mí me permite agendar (desde ahora!) un bloque de trabajo en enero para escribir esos textos y armar ese brief. 

¿Ven la magia de este paso? Me saco de la cabeza el ruido mental  y no me levanto todos los días pensando “tengo que escribir los textos de la web”,  porque estoy tranquila sabiendo que en enero ya tengo tiempo bloqueado para eso.

Hasta que llegue ese momento, no pienso más en eso. Sino, sería agotador y lo menos productivo del mundo.

Para los proyectos que no involucran a otras personas ¡el proceso es el mismo! Sólo que sos vos la que definís todas las fechas. 

En cualquiera de los dos casos, siempre lo mejor es empezar por la fecha final (en la que queremos tenerlo terminado) y a partir de ahí ponerle fechas a todos los pasos intermedios hasta llegar al primero. 

A mí me gusta mucho la herramienta Asana para este trabajo de planificación. Tiene una versión gratis SUPER completa y es ideal para trabajar con otras personas.

Siguiendo el mismo ejemplo del rediseño de mi web, en Asana escribo las fechas de cada paso y se empieza a ver así:

Además de verlo en este formato de lista, se ve también en un calendario ¡y eso es clave! Porque al hacer esto con cada proyecto, la agenda se empieza a llenar con las cosas importantes que queremos que pasen en nuestro negocio. 

¡Y esa es la magia de planificar! No esperamos a tener tiempo “algún día” para hacerlo, sino que fijamos ese día con intención (y anticipación!) para que pase.

Al ver el pantallazo completo, podemos revisar si hay cosas que no cuadran, fechas demasiado ajustadas o meses muy cargados que vale la pena cambiar.

Hacer ésto ahora te va a implicar unos días de trabajo y algunos idas y vueltas hasta que las fechas cuadren bien, pero te aseguro que la cantidad de horas que te vas a ahorrar después ¡no tiene nombre! 

Además que vas a trabajar mucho más tranquila y enfocada. Porque, en lugar de ponerte a hacer el primer pendiente que se cruza por tu cabeza cada día, vas a hacer el pendiente que está en tu agenda, sabiendo que lo más importante que querés que pase ya tiene su fecha asignada y va a pasar cuando tenga que pasar.