La semana pasada cuando volví de vacaciones y conté que este año en mi negocio me propuse seguir delegando más y más, varias me pidieron que hable de cómo lo estaba haciendo, porque les estaba costando y les surgían varios miedos.

Pero, antes de hablar de las barreras para delegar, el primer paso más importante es que definas muy claramente para qué querés delegar. ¿Qué es lo que te va a permitir ese tiempo adicional que hoy no te está permitiendo? ¿Qué es lo que vas a poder empezar a hacer que hoy no estás haciendo?

Para conectarte con el beneficio más grande que estás buscando, antes de enfocarte y poner la atención en todo lo que te cuesta de hacerlo.

Es normal que cueste delegar, porque implica soltar el control, confiar en otra persona, invertir para crecer, arriesgarnos a que las cosas puedan salir mal…y todo eso asusta. Sobre todo como emprendedoras, que muchas veces estamos acostumbradas a hacer todo nosotras y ser las únicas dueñas de decidir cómo se hace todo en nuestro negocio.

El problema es que eso tiene un techo de crecimiento rápido. Porque si nunca delegamos, el límite somos nosotras. Sólo vamos a poder crecer hasta donde nos den las horas para hacer todo lo que queremos hacer.

Porque si tenemos que hacer absolutamente todo nosotras, las horas las vamos a tener que dedicar al manejo del día a día y no nos va a quedar tiempo (y menos energía!) para pensar cómo crecer, planificar a futuro, crear cosas nuevas o seguir capacitándonos más y más.

Para mí el motor principal para delegar es poder poner mi tiempo en las cosas que más me gustan, las que mejor me salen y donde realmente creo que puedo generar el mayor impacto.

Lo importante es que pienses qué te mueve a vos a delegar. ¿Por qué es importante para vos? ¿Para hacer cosas más grandes? ¿Para tener más tiempo libre para estar con tu familia? ¿Para crear cosas nuevas? ¿Para empezar otro emprendimiento en paralelo? ¿Para viajar por el mundo?

No hay respuestas mejores que otras, lo importante es que seas sincera con la tuya y pienses cuál es la visión de vida que te imaginas con tu negocio, para que entonces a la hora de delegar tengas un motor más grande que te ayude a superar las barreras que van a aparecer. Porque aparecer van a aparecer.

Una vez que tengas claro para qué y por qué querés delegar, el segundo paso es que definas qué es lo que vas a delegar.

Si eso no lo tenés claro, acá te comparto 4 pasos para definir qué delegar.

Porque las barreras que aparezcan, van a depender de lo que estés delegando y lo que sientas que está en juego en función de la importancia de eso que estás delegando.

Cuando ya tengas claro qué es eso que querés delegar, veamos entonces cuáles son las 3 barreras que pueden aparecer a la hora de llevarlo a la vida y qué podemos hacer para superarlas:

Barreras para delegar #1: “Nadie lo va a hacer tan bien como yo”

Oh sí sí, la madre de todas las barreras. Es la primera que te puede aparecer, sobre todo si lo que estás por delegar es algo que venís haciendo hace tiempo vos y ya lo tenés casi en piloto automático.

Imaginemos que tenés una tienda online de decoración de fiestas infantiles, donde lo que ofrecés son productos hechos en papel, que hasta ahora los venís haciendo uno a uno a mano vos. Pero que, haciendo los primeros pasos, te das cuenta que la producción es algo que te gustaría delegar, para enfocar tu tiempo en crear nuevos diseños, pensar nuevos kits y mejorar tu plan de comunicación.

Hasta ahí todo perfecto, el problema empieza cuando tu cabeza te dice que nadie va a fabricar los productos con el mismo amor que le ponés vos, el mismo detalle o la misma calidad. Te empiezan a agarrar los miedos lógicos de pensar que si delegas vas a afectar la calidad de tu marca, y que entonces al final va a ser peor delegar que no delegar.

El cerebro se va al peor escenario posible, porque eso es lo que hace cuando tiene miedo. Es su forma de asegurarse que nos quedamos cómodas y tranquilas en la zona de confort y seguimos haciendo lo que ya conocemos: producir todo vos misma.

El tema es que, lo que tu cerebro se olvida de decirte es que, seguir haciendo todo igual implica crecer menos. Porque si seguís produciendo uno a uno cada producto, ¿en qué momento vas a desarrollar nuevos diseños? ¿cuándo te va a quedar tiempo para pensar en acciones para promocionarlos mejor? ¿y cuándo para desarrollar ese plan que te emociona y tenés en la cabeza hace tiempo? 

Por eso es clave que hayas hecho el primer paso de pensar para qué y por qué querés delegar. Porque cuando surja esta primera barrera, tenemos que tener a mano eso que escribimos, para recordarnos a nosotras mismas que vale la pena superar ese miedo instintivo que va a salir.

Porque la pregunta no es si vos lo haces mejor o no. La pregunta es si vos querés seguir haciéndolo o no.

Si la respuesta es no, entonces vos ya no estás en la comparación. Ya no sos una opción y la tarea ahora es encontrar alguien que lo haga lo mejor posible. 

Y, como lo que estás delegando, justamente no es lo que más te apasiona ni lo que mejor te sale, probablemente (y lo que pasa la mayor parte de las veces), la otra persona termine haciéndolo mejor que vos. Quizás no desde el primer día, pero con tiempo, práctica y foco.

¿Qué hacemos entonces cuando nos surge esta barrera?

• Lo primero y principal es hacer una buena selección antes de delegar. Una vez que tenemos claro qué es eso que queremos delegar, definir y escribir qué características tiene que tener la persona o proveedor en el que vas a delegar eso. Porque no es lo mismo estar buscando alguien para delegar parte de tu producción, que el manejo de las redes sociales, las fotografías o la atención al cliente. Dependiendo lo que estés por delegar, serán diferentes las cualidades que vas a buscar y es clave que las tengas claras.
• No delegues cualquier cosa en cualquier persona. Uno de los errores en el intento de “ahorrar”, es delegarle tareas a personas que no tienen idea de esa tarea. Quizás porque intentamos que una única persona haga “un poco de todo” o porque justo el primo del amigo de un tío tiene tiempo libre y le pedimos “el favor”. Pero, si estamos delegando para liberarnos tiempo, tenemos que asegurarnos de delegar bien. Porque sino, lo que ahorres en plata lo vas a perder en tiempo (que es plata también!).
• En tercer lugar, cuando surja el miedo si lo va a hacer “tan bien como vos”, pensar si realmente necesitas que lo haga exactamente igual o qué es lo que necesitas realmente. Sea lo que sea que estés delegando, escribí con el mayor detalle posible qué es lo mínimo que tiene que pasar, cuáles son tus expectativas, qué es lo más importante que no puede fallar y qué es lo no tan importante o más secundario. Tener eso claro te va a permitir salirte de la emocionalidad del miedo y poder pensar más objetivamente.
• Por último, más allá que deleguemos para liberarnos tiempo, tenemos que amigarnos con la idea que eso no va a pasar desde el primer día. Probablemente nos lleve, por lo menos 3 a 6 meses, hasta que la otra persona entienda nuestro emprendimiento, qué queremos y cómo lo queremos. Y es clave que te reserves tiempo para hacer eso posible.

Es tu responsabilidad setear las expectativas correctas e invertir tiempo para que la otra persona pueda trabajar bien.

Lo peor que podemos hacer es soltarle la mano desde el minuto uno, pretendiendo que adivine lo que tiene que hacer, cómo lo venís haciendo y cómo esperas que lo haga. Por muy buena que sea la otra persona, magia no va poder hacer.

Por eso, los primeros meses vas a tener que reservarte tiempo para dedicarle a esa persona, hacerle una buena introducción a tu emprendimiento, mostrarle cómo venís haciendo esa tarea o proceso y cuáles son tus expectativas con respecto a su trabajo.

Barreras para delegar #2: “Con el tiempo que me lleva explicarle a la otra persona, mejor lo hago yo”

Creo que ésta puede ser la barrera más peligrosa, porque nos quedamos estancadas en el presente sin crear el futuro. Es verdad que explicarle a alguien cómo hacer eso que estás delegando, hoy te va a llevar más tiempo que hacerlo vos misma. Es lógico porque vos lo venís haciendo probablemente hace años. Pero ¿querés realmente seguir haciéndolo para siempre? ¿Te imaginas en 3 años exactamente igual? Probablemente no y por eso estés queriendo delegar.

Entonces, no pienses en el tiempo que te lleva ahora explicarle, pensá en el tiempo que te va a ahorrar una vez que la persona ya lo sepa hacer. El tiempo ahora es una inversión en más tiempo para el futuro.

Y ese futuro no es necesariamente lejano, porque cuanto más y mejor inviertas ahora en capacitar y explicarle a esa persona, más rápido vas a llegar a ese futuro, donde eso no lo tengas que hacer más.

Yo, por ejemplo, este año delegué en una asistente (Lu) todo el manejo de mi casilla de mails, la subida del contenido al Blog, y otras tareas del día a día administrativas, que ya no quería hacer más. Algunas de esas tareas las delegué rápido, porque como Lu ya tenía experiencia, el traspaso no requirió tanta explicación. Pero el manejo de los mails fue algo que nos requirió más tiempo. Al principio ella los contestaba y me los dejaba en borrador, para que yo los revise antes de mandarlos. Y, por supuesto, en esos momentos podría haber caído en la tentación de pensar “para eso mejor los respondo yo, más fácil”.

Sí, es verdad que en el corto plazo hubiese sido más fácil. Pero el secreto de delegar es no dejarnos engañar por el corto plazo. Porque estamos invirtiendo en el futuro.

Hoy Lu contesta el 90% de los mails, sin pasar por mí, y sólo me deja en borrador los que requieren de una respuesta más personalizada de mi parte o donde hay alguna consulta puntual que sólo yo puedo contestar.

Si pudiese explicarles la felicidad que es abrir la casilla de mails y ya tenerla organizada, sabiendo que sólo me tengo que enfocar en responder los que quedaron en borrador, porque son los que Lu marcó que requieren algo de mí, vale la inversión de tiempo que tuve que hacer al principio y mucho más.

¿Qué hacemos entonces cuando nos surge esta barrera?

• Cuando te veas pensando “mejor lo hago yo, que me lleva menos tiempo”, frena un segundo y pensá en el futuro. Hoy te lleva menos tiempo, pero si seguís en esa dirección, lo vas a seguir haciendo siempre vos. Y probablemente no es la inversión más inteligente de tu tiempo, por algo decidiste delegarlo.
• Bloquearte espacios específicos en tu agenda, exclusivos para capacitar a esa persona y hacer la transición, para que no sientas que te “roba” tiempo del resto de tus tareas, sino que tenés espacio reservado específicamente para eso. Con Lu, por ejemplo, ahora nos juntamos todos los lunes una hora, para revisar las prioridades de la semana, si hay algo en lo que necesita ayuda, cualquier duda que surja o algo específico en lo que necesito que se enfoque.
• Hacé una evaluación tres meses después de delegar, para ver si efectivamente hubo mejoras y cada vez te lleva menos tiempo, o todo sigue exactamente igual y la persona no termina de entender las tareas o engancharse con tu emprendimiento. Lo ideal es que te juntes con la persona para preguntarle cómo lo ve, cómo se siente, si le está funcionando la forma de trabajar o no. Para que, si hay algo que ajustar, lo ajusten de los dos lados y no se convierta en queja para ninguna de las dos partes.

Como toda buena relación, trabajar con alguien, requiere una buena inversión de tiempo y energía.

No podemos pretender encontrar a alguien que nos funcione perfecto, si no estamos dispuestas nosotras a invertir tiempo para que esa relación funcione. Es nuestro emprendimiento, así que es nuestra responsabilidad.

Barreras para delegar #3: “Para pagar eso, mejor lo ahorro y lo hago yo”

Esta es una de las barreras más comunes que escucho en emprendedoras, donde nos convencemos que por hacerlo nosotras lo estamos ahorrando, porque nos olvidamos del pequeño detalle del valor de nuestra hora.

Por supuesto que si lo haces vos, no vas a tener que pagarle a nadie, pero el tema es que ese tiempo que te lleve hacerlo, no vas a poder dedicarlo a otras partes de tu negocio (más claves!) que te pueden traer más ventas.

Con lo cual, eso que supuestamente estás ahorrando por no delegar en alguien, no lo estás facturando tampoco.

Imaginemos que sos diseñadora de interiores y que por cada nuevo proyecto que te contratan, tus honorarios son de $10,000 (estoy inventando el número!). Y que en promedio, un proyecto, te lleva unas 20 horas de trabajo. Es decir que, los $10,000 que cobras divididos las 20 horas que te lleva, hacen que el valor de tu hora sea de $500.

Si, por ejemplo, contratar alguien para que maneje la parte administrativa te cuesta $200 por hora (inventando el número de nuevo!); delegar eso económicamente te conviene. Porque en lugar de poner tus horas (que valen $500), las liberas para tomar más trabajos, hacer más de lo te gusta y generar más ingresos, que te permiten seguir delegando más cosas.

Por supuesto, esto no quiere decir que vamos a poder delegar todo desde el momento uno, por más que sepamos que económicamente tenga sentido. En mi experiencia, es un proceso y lo mejor es ir delegando de una cosa a la vez con calma. Para poder dedicarle a cada nueva persona el tiempo necesario y una vez que eso esté funcionando bien, enfocar esas horas extras libres tuyas en generar nuevos negocios o potenciar las ventas, para entonces ahí pensar en delegar algo más. Y así sucesivamente.

¿Qué hacemos entonces cuando nos surge esta barrera?

• Lo primero es analizar el valor de tu hora hoy. Para poder empezar a evaluar cuáles son las tareas que hoy estás haciendo, que quizás podrías delegar en alguien con un valor por hora menor.
• De todas esas tareas, pensar cuál es la que más te drena la energía, menos disfrutas o más tiempo te está “robando”, para empezar delegando esa, que es la que más horas tuyas te va a liberar, para enfocarlas en generar nuevos clientes y compensar (o superar!) esa inversión con ventas incrementales.
• Es importante entender que probablemente los primeros meses, delegar implique un costo incremental que no se compense con ventas inmediatas. Porque no va a ser inmediato que, por liberarte horas tuyas, empieces a vender más. Esas horas liberadas, tendrás que invertirlas en un plan que te genere más ingresos, que quizás lleve unos meses, y es importante que contemples eso antes de tomar la decisión de delegar, para no estar dependiendo de ventas adicionales inmediatas y estar tranquila con eso.

Sea cual sea la barrera que te surja al momento de delegar, en general tienen que ver con lo mismo. Puede que te surjan barreras relacionadas con el tiempo (“yo lo hago más rápido”, “al final me lleva más tiempo delegar”), con el dinero (“más barato si lo hago yo”, “para pagar eso prefiero hacerlo”) o con la capacidad (“yo lo hago mejor”, “nadie entiende lo que quiero o cómo lo quiero”).

Pero el miedo detrás tiene que ver siempre con un tema de confianza.

Confianza en que la otra persona va a trabajar bien, en que realmente vas a poder hacer algo mejor con tu tiempo y en que tu emprendimiento va a crecer lo suficiente para poder pagar. Confianza en que tenés lo que se necesita para generar un negocio de ese tamaño y que el trabajo de otras personas dependa de vos.

Por eso delegar no es para nada fácil y nos cuesta, porque se nos pone en juego el miedo más profundo: la confianza en nosotras mismas.

Pero creo que vale la pena el esfuerzo que implica superar estas barreras, porque una vez del otro lado, es impresionante el cambio de mentalidad y posibilidades que genera.

En mi experiencia, liberarte ese tiempo y energía, abre nuevas puertas de crecimiento; y una gratificación muy linda en generar trabajo para otras emprendedoras y trabajar con personas con compromiso y talento.

Lo bueno es que hoy, en el mundo online en el que vivimos, delegar no es sinónimo de contratar en relación de dependencia. Hay muchísimas personas talentosas, con ganas de trabajar flexible y desde cualquier lugar; con las que podés trabajar de forma remota, por tareas o cantidad de horas, armando un estilo de trabajo que les funcione a las dos partes.

Yo por ejemplo tengo delegado todo el diseño gráfico en Isa, una diseñadora gráfica de España; el manejo de SEO (posicionamiento orgánico de mi Blog) en Juan, un emprendedor freelance de Colombia; y todas las tareas administrativas en Lu, asistente virtual de Argentina. Así que las barreras geográficas no existen.

Hay muchas cosas que se pueden delegar también en agencias o proveedores, acordando un contrato por tareas mensuales (ejemplo: 20 fotos por mes todos los meses), cantidad de horas (ejemplo: 10 horas de diseño gráfico por mes) o proyectos específicos (ejemplo: filmación de videos para un lanzamiento puntual).

Por supuesto depende de tu modelo de negocio. Si tenés una tienda física va a ser diferente que un negocio 100% online, si tenés producción propia va a ser diferente que si ofreces un servicio.

Lo importante es que pienses y busques el modelo que mejor te funcione para tu negocio, tu situación particular y el estilo de vida que quieras crear. Y que las decisiones que vayas tomando sean conscientes, eligiendo en cada momento si estás invirtiendo dinero en alguien o si estás invirtiendo tu tiempo haciéndolo vos. Porque siempre hay una inversión.

La mejor decisión va a depender de tu situación, la etapa en la que estés con tu negocio y tu visión a futuro. No es lo mismo si estás empezando y todavía no estas generando ventas, que si estás hace 5 años y ya tenés un estimado claro de cuánto vendes y cuánto podés invertir.

Tampoco es lo mismo si tu visión es tener una empresa grande con equipo de trabajo, generando empleo para otras personas; que si tu visión es trabajar sola desde tu casa y no tenés ganas de crecer mucho más, porque haciendo todo vos, estás más que feliz con el estilo de vida que logras.

No hay bien ni mal. Lo importante es tener claro lo que queremos y que sea una decisión intencional, no una consecuencia del miedo.

Y que, sea cual sea la decisión que tomes, estés tranquila con eso y tengas claro tu por qué.