Como emprendedoras, nuestro tiempo es el recurso más valioso y escaso de nuestro negocio. Si no elegimos intencionalmente dónde ponemos nuestras horas, va a llegar un momento que nosotras mismas nos vamos a convertir en el cuello de botella de nuestro crecimiento.

Por eso, creo que cada año, vale la pena frenar un ratito a analizar qué de todo lo que estás haciendo, tiene sentido y es rentable que lo sigas haciendo vos; y qué vale la pena delegar, para poner tus horas en las partes más rentables y con mayor potencial de crecimiento de tu negocio.

Definir qué delegar es todo un tema y como cualquier decisión que implique salirnos un poco de nuestra zona de confort y dejar de hacer lo que venimos haciendo, el cuerpo nos va a poner resistencia. Y la cabeza va a tener un montón de explicaciones por las cuales mejor no hacerlo.

Pero al final es un tema de costo de oportunidad y potencialidad. Si pones tus horas, en las partes del negocio que menos potencial de crecimiento tienen, no las estás invirtiendo de la forma más beneficiosa posible.

Por eso hoy te quiero compartir, los 4 pasos que yo sigo en mi propio negocio, para elegir qué delegar y qué seguir haciendo yo, por si te sirve para hacer el mismo análisis en tu emprendimiento.

Pasos para Delegar # 1 – Hacer una lista de todo lo que hoy haces

El primer paso para delegar es mirar dónde estamos paradas hoy. Hacer una lista de TODO lo que haces hoy en tu negocio. Desde diseñar una nueva colección hasta atender los pedidos por WhatsApp, diseñar los posts para las redes sociales o pagar las facturas mensualmente… TODAS las tareas, desde la más grande a la más chiquita, donde hoy pones horas tuyas para que pasen.

¿Qué actividades haces como parte de tu proceso de diseño o producción? ¿O en caso que ofrezcas un servicio, como parte de la prestación de tu servicio?

¿Qué actividades como parte de la comunicación de tu marca?

¿Qué actividades relacionadas a la atención a clientes?

¿Y cuáles más administrativas?

La idea es que tengas una lista por escrito con TODAS las actividades donde hoy pones tu tiempo en tu emprendimiento. Es CLAVE que las escribas y no las dejes en tu cabeza.

Lo que podrías hacer es escribir primero las actividades que solo haces una vez por año. Por ejemplo:

• Declaración de impuestos
• Revisión de cierre de año y planificación del siguiente

Después una lista de todas las actividades que haces trimestralmente. Por ejemplo:

• Diseño de colecciones nuevas una vez cada tres meses

Las que haces todas las semanas. Por ejemplo:

• Compra de materia prima
• Escribir en el Blog
• Envío de pedidos de cotización
• Sacar fotos de productos

Y finalmente las que haces diariamente. Por ejemplo:

• Respuestas en redes sociales
• Atención de consultas por WhatsApp

Estoy inventando los ejemplos y no quiere decir que esas sean exactamente, ni que esas tengan que pasar con esa frecuencia. La idea es que armes tu lista con las actividades de tu negocio y con la frecuencia en que hoy las haces. Primero tenemos que entender dónde estamos poniendo nuestras horas hoy.

Pasos para Delegar #2 – Categorizar esas actividades

Ahora que tenés la lista completa de todas las actividades donde hoy estás poniendo tu tiempo, el siguiente paso es categorizarlas en 4 grandes grupos:

• Las de mayor impacto para el negocio y que más te gustan hacer
• Las de mayor impacto para el negocio pero que menos te gustan o no te salen
• Las de menor impacto para el negocio que sí te gustan hacer
• Las de menor impacto para el negocio y que menos te gustan o no te salen

Quizás por ejemplo, tenés una tienda de indumentaria de diseño propio, y el diseño de cada colección nueva es algo que tiene mucho impacto para el negocio y que además te encanta hacer. Pero, atender las consultas por WhatsApp todos los días, es algo importante para el negocio que te drena más de lo que te gusta.

Para pensar cuáles son las actividades que más impacto tienen en tu negocio, pensá cuáles son las que más directamente están relacionadas con las ventas o con los diferenciales que hayas definido para tu marca.

Si por ejemplo, un diferencial de tu marca es la atención personalizada, entonces la atención al cliente va a ser una actividad de alto impacto en tu negocio. Si en cambio, un diferencial de tu marca son los diseños originales de diseñadores independientes, entonces una actividad clave de tu negocio va a ser la selección de esos diseñadores/proveedores. Porque de eso depende que puedas llevar a la vida ese diferencial.

Si no tenés claros cuáles son los diferenciales de tu negocio, entonces primero te recomiendo que sigas estos 4 pasos para definir tus diferenciales. Para que entonces, después puedas categorizar las actividades por el nivel de impacto en tu negocio.

Y para pensar cuáles son las actividades que más te gustan, pensá en cuáles te fluye más el tiempo o te carga más energía de la que te drena.

Cerrá los ojos y pensá, si tuvieses recursos ilimitados, qué actividades igual te encantaría seguir haciendo vos. Esto es 100% personal, porque no todos los negocios son iguales ni a todas nos gustan las mismas cosas. Quizás atender las consultas en las redes te encanta y a otra persona eso mismo le drena la energía. Lo único importante, es ser sincera con vos misma.

Pasos para delegar # 3 – Antes de delegar, eficientizar o automatizar

Una vez que tengas todas las actividades categorizadas, antes de pensar en qué delegar, tenemos que pensar qué vale la pena automatizar o eficientizar.

Porque quizás hay cosas que no vale la pena que sigas haciendo, pero tampoco vale la pena que le pagues a alguien por hacer. Y simplemente se trata de hacerlo más eficiente o automático.

Si, por ejemplo, algo que te lleva muchísimo tiempo es hacer una propuesta personalizada cada vez que alguien te pide cotización por tus servicios, vale la pena pensar ¿cómo armar opciones de cotización más estandarizadas que no impliquen tanta personalización ni horas?

O si viste, que las redes sociales es algo que te está demandando muchas horas todos los días, quizás la solución no es delegarlo sino organizarte para bloquearte 3 horas por mes, donde planifiques el calendario de todo el mes completo y una hora por mes donde programes todos los post del mes siguiente, para que entonces sea una actividad donde inviertas 4 horas por mes versus 2 horas por día.

Entonces, en este paso, te invito a escribir cuáles de todas las actividades que anotaste en el primer paso, no estás haciendo de la forma más eficiente, te están tomando más tiempo del que deberían o te ves haciéndolas muy repetidas muy seguido.

Para frenar un ratito ahora, a estandarizarlas o mejorarlas de alguna manera, en lugar de seguir en piloto automático, haciéndolas todos los días de forma poco eficiente.

Porque cada hora que vuelvas a poner en esa misma actividad, es tiempo que podrías estar invirtiendo en las cosas que más te gustan y en las que más potencial de crecimiento tienen en tu negocio.

Pasos para Delegar # 4 – ¡Ahora recién a delegar!

El último paso para delegar sí, entonces, es analizar cuáles de todas esas actividades, vale la pena que sigas haciendo y cuáles delegar. La idea es que cada vez pongas más de tu tiempo, en las actividades de mayor impacto y que más disfrutas. Porque cuanto más tiempo pongas ahí, más crecimiento vas a ver. ¡De tu negocio y tuyo!

Por supuesto, es casi imposible, sobre todo los primeros años, que podamos hacer sólo eso. En la mayoría de los casos, también tenemos que hacer cosas que quizás no nos gustan tanto o no tienen un impacto tan directo en las ventas o diferenciales. Pero a medida que vamos creciendo y avanzando, cada vez podemos ir delegando más y más.

A veces delegar es un poquito como el huevo y la gallina. Llega un punto en que es necesario delegar para seguir creciendo, pero querríamos primero crecer para invertir en delegar. En este tipo de decisiones nunca hay una fórmula mágica ni matemática, depende mucho de cada negocio y tu situación particular, pero te comparto lo que yo aplico, por si te sirve también.

En mi negocio, hago esta revisión una vez por año a cierre de cada año y defino qué delegar ese año que está por empezar.

¿Qué delegar primero y qué después? Va a depender de tu propio análisis de los pasos anteriores, pero mi sugerencia sería delegar primero esas actividades que hoy te están demandando la mayor cantidad de horas en cosas que no te salen bien, no te gustan o te drenan demasiada energía.

En mi caso, lo primero que delegué fue el diseño gráfico, contratando una diseñadora de forma mensual, para que diseñe todos mis materiales: posts para redes sociales, guías gratis, mini-cursos, materiales de mi programa, ¡TODO! Yo sigo creando el contenido, pero se lo paso en crudo y ¡ella lo pone lindo!

Para mí el diseño es clave, porque quiero que mis materiales se vean profesionales, pero es algo que no me sale (para nada!) porque no soy diseñadora. Y, aunque tengo ojo estético y me divierte, no era lo más eficiente, estar poniendo tantas horas en eso. Porque hacer un post, que a Isa (mi diseñadora) le lleva 15 minutos, a mí me tomaba tres horas. Como justamente no se hacerlo, nunca me quedaba como me lo imaginaba en la cabeza. Entonces seguía y seguía ajustándolo, hasta que mas o menos quedaba algo que me gustaba, pero era totalmente poco rentable estar invirtiendo tres horas por post.

¡Así que eso fue lo primero que delegué y la mejor decisión que tomé! Porque, no solo ahora mis materiales me encantan (porque Isa es una genia!), sino que además (y muy clave!) me liberé muchísimas horas, que invierto en crear nuevos contenidos, nuevas guías, nuevos cursos o más mentorías.

Más de mi tiempo, en las cosas de más impacto.

Lo segundo que delegué fue toda la parte administrativa. Esas actividades que en mi categorización había detectado como “de poco impacto directo y que además no me gustaban”. Actividades como contestar mails, subir los posts al Blog una vez que ya están escritos, controlar los gastos mensuales.

¿Podría haber delegado primero esto antes que el diseño gráfico? ¡Si, claro! Acordate que no hay una “receta mágica” o fórmula para hacerlo. En mi caso, el diseño gráfico era de esas cosas que me hacían mal emocionalmente. Porque intentaba e intentaba y nunca me quedaba como quería. Por eso decidí delegarlo primero, pero fue una decisión totalmente personal.

Lo último que delegué fue la optimización de mi Blog para posicionamiento orgánico en Google. Esa es una actividad clave para mi negocio, porque el mayor % de tráfico a mi Blog viene por búsquedas en Google, pero es un área de marketing que a mí no me divierte para nada. Me encanta crear el contenido y escribirlo, pero la parte “técnica” de ajustarlo para que Google lo posicione, un poquito (mucho!) me aburre.

Hay gente 100% dedicada a eso y mucho mejor capacitada que yo, así que el análisis que hice en su momento fue: ¿vale la pena poner mi tiempo en aprender esto o mejor lo delego? ¡Y mi respuesta fue delegar!

Porque quiero poner cada vez más mi tiempo en las cosas que más me gustan y en las que realmente soy buena.

Pero de nuevo, no hay recetas. Podría haber tomado la decisión de aprenderlo y hacerlo yo, y quizás hubiese funcionado también. Ahí lo más importante es ser sincera con vos misma. Si no te emociona ni un poquito aprenderlo, entonces mejor delegarlo. Y poner tu tiempo en aprender otras cosas, que sí te emocionen y tengan impacto en tu servicio o producto.

¡Ahora tu turno!

Una vez que tengas las actividades de tu negocio categorizadas y puedas ver claramente dónde estás poniendo hoy la mayor cantidad de tu tiempo; las dos preguntas siguientes son:

¿Cuáles puedo eficientizar para que no me lleven tanto tiempo? ¿Y cuándo lo voy a hacer? Para bloquearte ya tiempo en tu agenda para hacerlo. Acordarte que es una inversión de horas ahora, que te va a ahorrar muchísimas horas después.

¿Y cuáles podría delegar para no hacerlas más? Revisá las actividades que anotaste de “mayor impacto pero que no te gustan” o de “menor impacto que no te gustan” y pensá cuáles podrías delegar. Porque en general son las que más te drenan y menos te suman; o que alguien con más experiencia podría estar haciendo mejor con un impacto directo en tus ventas.

Sé que delegar no siempre es fácil e implica una apuesta. Pero es importante que no lo vivas como una decisión drástica sin retorno.

Lo bueno del mundo online, es que hoy casi todo se puede delegar en freelancers o agencias, sin necesidad de tener empleados. Lo que significa mucho menor riesgo que en otro momento. Mientras le aclares a la persona que vas a probar si te funciona, lo peor que puede pasar es que no funcione y vuelvas atrás. Pero si funciona, ¡te puede impactar demasiado positivamente!

En mi experiencia, cada vez que delego algo, es una renovación total de energía y un salto de crecimiento en mi negocio. Y lo mejor, es que decido delegar en otras emprendedoras, lo que además me llena emocionalmente, ¡porque así crecemos todas!