Una de las cosas que veo bastante cuando empiezo a trabajar con emprendedoras, es que muchas veces se sienten colapsadas o abrumadas, porque manejan su negocio con poco orden u organización. Van saltando de acá para allá, con las urgencias de cada día, lo que hace que al final quede esa sensación de hacer mucho pero avanzar poco o con demasiado esfuerzo físico y cansancio mental.

Porque el desorden genera eso: agotamiento

Por eso hoy te quiero compartir 4 tips para organizar tu emprendimiento, en las áreas que considero más importantes, para ayudarte a priorizar, simplificar y enfocar cada vez más tus horas en las cosas de más impacto para crecer.

Tip #1: Organizar tus procesos

Una de las cosas que más nos agota es hacer mil veces lo mismo. La sensación de perder tiempo por estar haciendo de cero cosas que ya hicimos antes, es una de las sensaciones que mayor frustración genera, porque sentimos que no le estamos sacando el mayor provecho a cada hora invertida en nuestro emprendimiento.

Nuestro tiempo es definitivamente el recurso más valioso en nuestro negocio. Cuanto más logremos poner nuestras horas en las cosas más importantes, más impacto vamos a ver en los resultados.

Por eso mi primer consejo para organizar mejor tu emprendimiento, es que organices tus procesos.

¿Cómo organizar tus procesos?

• Primero haciendo una lista de todas las cosas que haces repetidamente como parte de los servicios que ofreces o los productos que vendes. Entonces, por ejemplo, si ofreces el servicio de asesoría financiera, la lista de los pasos que seguís normalmente desde que alguien te contacta hasta que terminas el trabajo podría incluir: envío de cotización por mail, respuesta a preguntas, firma de contrato, envío del primer mail con el detalle de la agenda de trabajo, armado de las sesiones, etc. O si por ejemplo vendes productos, la lista de actividades que haces rutinariamente podría incluir: diseño de nuevos productos, compra de materia prima y materiales, fotografía de productos, contestar consultas de potenciales clientes, producción, envío, etc.
• Una vez que tenés esa lista armada, el segundo paso es que las ordenes, empezando con la que hoy sentís que menos eficientemente estás haciendo, más tiempo perdes o te ves haciendo mil veces una y otra vez. Quizás por ejemplo, en el caso de la asesora financiera, te das cuenta que el proceso de envío de cotización es lo que menos eficientemente estás haciendo, porque armas cada cotización de cero para cada potencial cliente. O en el ejemplo de productos, quizás te das cuenta que donde más tiempo estás perdiendo es en la compra de materia prima, porque estás yendo cada vez que necesitas algo en lugar de ir una única vez a comprar todo junto.
• Una vez que tengas la lista ordenada y hayas identificado ese área donde hoy estás perdiendo más tiempo o no lo estás haciendo de la forma más eficiente posible, nos vamos a enfocar sólo en esa que anotaste primera en tu lista. Y vas a escribir 5 posibles ideas para mejorar ese proceso. Siguiendo el ejemplo de la asesora financiera, podrías escribir como idea tener paquetes de servicios ya armados con diferentes rangos de precios, para enviar cada vez que te piden cotización, en lugar de hacerla una a una de cero. O desarrollar algún Excel con las variables que siempre uses para cotizar, para ir cambiando únicamente esas variables de cada cliente y calcular el precio sin tener que volver a hacer todo de cero.

Es sólo un ejemplo y va a depender por supuesto de tu negocio y el área que hayas identificado con mayor oportunidad. Pero la idea es que te dediques un tiempo a pensar posibles soluciones para hacer más eficiente eso que hoy te está robando demasiado tiempo.

Lo más importante es que no trates de mejorar todos los procesos al mismo tiempo. Que te enfoques sólo en el que pusiste primero en tu lista. Porque sino, vas a terminar con mil ideas y no vas a hacer ninguna.

Una vez que hayas mejorado ese proceso que identificaste como principal cuello de botella o donde hoy más horas estás perdiendo, entonces el siguiente mes podés volver a hacer el mismo ejercicio y enfocarte en mejorar otro.

Así, uno a uno, cuando llegue fin de año, vas a tener tus principales procesos mucho más eficientizados, y lo más importante, ¡horas tuyas liberadas para enfocar en otras cosas!

Tip #2: Organizar tus números

Si hay algo que veo una y otra vez en muchos emprendimientos es la falta de control sobre los números. Muchas veces ni siquiera los ven o los tienen anotados en mil millones de papelitos todos sueltos por todos lados, lo que hace bastante difícil seguir un control.  

Sin números no hay negocio. Y si realmente queremos vivir de nuestro negocio, eso implica necesariamente mirar los números, amigarnos con ellos y usarlos a nuestro favor para tomar mejores decisiones.

Si no tenemos claro cuánto estamos vendiendo, cuáles son los productos o servicios que más ganancia nos dejan, dónde están concentrados nuestros mayores costos, cuánto podemos invertir para seguir creciendo, estamos avanzando a ciegas sin ningún tipo de dirección.

Hay frases que escucho como “odio los números”, “no los entiendo”, “me cuestan muchísimo”, y miles de otras que nos repetimos y grabamos tanto, que al final abrir un Excel casi que nos da pánico.

Muchas veces es porque los números no fueron parte de nuestros estudios o profesión, entonces no los tenemos para nada internalizados. O los vemos como algo totalmente aburrido, que mejor ni meternos ahí. Y entiendo que quizás un Excel no es tan divertido como diseñar la nueva colección de tu tienda o hacer un curso, pero te aseguro que una vez que empieces a ver cómo seguirlos te puede impactar en los resultados, te van a empezar a gustar cada vez más.

Como dueñas de nuestro negocio, tenemos que saber nuestros números. Sin eso, no estamos manejando un negocio, estamos teniendo un hobby. Que está perfecto si es es lo que queremos, pero la diferencia es clave.

¿Con qué números empezar?

• Las ventas: tener un registro mensual de cuánto vendemos, abierto por categoría de productos o servicios. Ejemplo: si tenés una tienda online de decoración, entonces cada mes ver cuánto se vendió total y cuánto se vendió por categoría (ejemplo: sillas, mesas, sillones). O si ofreces el servicio de fotografía y tenés diferentes paquetes para contratarte, analizar a fin de mes cuánto vendiste total y cuánto en cada uno de esos paquetes que ofreces.
• Los costos fijos: esos costos que vas a tener que pagar sí o sí, vendas o no vendas. Por ejemplo: el alquiler del Showroom, la luz, el teléfono, el sueldo de tus empleados si tenés, el costo mensual que te cobra la plataforma donde tenés tu tienda online. Esas cosas que, no importa si un mes no se vende nada, las vas a tener que pagar igual.
• Los costos variables: son los costos que están asociados a las ventas. Es decir que si no vendes, no pagas esos costos. Por ejemplo: la comisión variable que te cobran las tarjetas de crédito o medios de pago, la comisión variable que te cobra la plataforma donde tenés tu tienda online, los viáticos que gastes para ir a dar tu servicio, si contratas a alguien sólo unas horas para ofrecer tu servicio (ejemplo: un asistente para ir a hacer las fotos de una boda particular). Y todos los costos asociados a tus productos (desde la materia prima hasta el sticker que pongas en la bolsita), ¡todos!
• La inversión en marketing: la inversión que hagas todos los meses en publicidad en las redes, anuncios en Google AdWords, alianzas donde por ejemplo regales productos o servicios. Es decir todo lo que inviertas para darte a conocer y llegar a más personas con tu marca.

La idea es que cada mes te sientes a anotar cuáles fueron estos números, para ver dónde están concentradas tus ventas, qué costos tuviste, si hay alguno que aumentó demasiado y tendrías que ajustar, en qué estás invirtiendo para dar a conocer tu marca, y cuánto te está quedando de ganancia cuando a tus ventas le restas todos esos costos e inversiones.

Lo importante es que entiendas que no se trata sólo de llevarlos como una forma de control, sino de tener la visibilidad necesaria para tomar mejores decisiones.

Mirando los números podés descubrir que hay un producto que está funcionando mucho mejor que otro y vale la pena seguir potenciando. O que una inversión en marketing que no te está funcionando y vale la pena replantear. O que un costo fijo se te fue demasiado alto y necesitas evaluar alternativas.

La información te da poder. El poder de accionar para mejorar tus resultados.

Tip #3: Organizar tus prioridades

Si hay algo que tenemos que proteger es dónde ponemos nuestro tiempo. Es nuestro recurso más valioso y si lo terminamos poniendo en prioridades de otros o urgencias del día a día, y nunca nos queda tiempo para las cosas importantes que sabemos que tenemos y queremos hacer para crecer, nos vamos a quedar estancadas en el mismo lugar.

Si tu principal objetivo del año es transformar tus talleres presenciales en un curso online, pero nunca te queda tiempo para empezar a crear ese curso, porque siempre surge algo más urgente, va a llegar fin de año y ese curso no va a estar creado.

O si tu principal objetivo es desarrollar una nueva colección que venís pensando hace tiempo, pero el día a día te tapa y terminas diseñando la colección un mes antes de la fecha de lanzamiento, vas a terminar haciendo más o menos lo mismo de siempre, porque no vas a tener ni la energía ni el tiempo para pensar algo diferente.

Tenemos que encontrar la forma de darle lugar a las prioridades. Por más difícil que suene, tenemos que encontrar la forma.

Si nos quedamos en la queja de “en mi vida es imposible, tengo demasiadas cosas”, “es que siempre surgen inesperados”, “yo no sé organizarme”, “es fácil en ese tipo de negocio pero no aplica en el mío”, “para ella es más fácil pero yo en cambio”… no vamos a avanzar nunca.

¿Cuesta? ¡Sí! Pero es la única forma de hacer esas cosas más grandes y diferentes que sabes que en el largo plazo hacen la diferencia.

¿Cómo podemos hacer esto?

• Lo primero es empezar con la mirada del año completo. ¿Qué es eso que sí o sí quiero hacer este año en mi emprendimiento? Eso que si lo hago, va a tener un mayor impacto. Sea crear un curso nuevo, invertir en delegar parte de tu negocio, lanzar una nueva línea de productos, re-diseñar tu tienda online, es un proyecto más grande que se sale de tu rutina normal. Ese proyecto que cuando termine el año te va a hacer sentir orgullosa. Que no es urgente, pero sabes que es importante.
• El segundo paso es hacer una mirada por trimestre. ¿Cuándo querés tener terminado ese proyecto y entonces qué vas a hacer cada trimestre para avanzar hacia eso? Si, por ejemplo, definiste que ese GRAN proyecto que querés hacer este año es crear un curso online, quizás definís que lo querés tener terminado en 6 meses, y entonces el primer trimestre te vas a enfocar en diseñar el esquema y los contenidos, y el segundo trimestre en grabar los videos y armar las guías de ejercicios.
• El tercer paso es hacer este mismo ejercicio cada semana. Por ejemplo, todos los viernes a la tarde o los lunes a primera hora, dedicar una hora a organizar las prioridades de esa semana que está por empezar. Y, asegurarte que más allá de las actividades del día a día y la rutina normal, cada semana tengas por lo menos UNA actividad destinada a ese proyecto más grande que te planteaste.

El objetivo es frenar y pensar, antes de salir a accionar. Porque sino accionamos siempre en lo urgente y nunca en lo importante.

Tip #4: Organizar tus ideas

Creo que si hay algo que nos caracteriza como emprendedoras es que nuestra cabeza es un motor constante de nuevas ideas. Nos apasiona tanto lo que hacemos y estamos probablemente gran parte del día pensando en nuestro negocio, que es lo más lógico del mundo que se nos ocurran constantemente nuevas ideas o cosas a mejorar. Leemos, vemos ejemplos, hacemos cursos y nos llenamos de ideas que nos emocionan  y queremos salir a hacer ya mismo.

El tema es que si salimos a hacerlas ya mismo, pero la semana siguiente nos vuelve a pasar lo mismo con otra nueva y maravillosa idea, nos la pasamos empezando cosas y no terminando nada. Por eso es clave encontrar un sistema para organizar todas esas ideas.

Frenar el impulso de salir a hacer ya eso que se nos acaba de ocurrir, y en cambio anotarlo en algún documento que tengamos con “nuevas ideas”, para analizarlo cuando te sientes a hacer los puntos que vimos en el tip anterior.

Entonces, por ejemplo, cada semana que te sientes a revisar las prioridades de la semana siguiente, lees tu lista de “nuevas ideas” y ves si hay alguna que querés agregar a tu semana o en realidad no, porque ya tenés otras prioridades más importantes en las que querés enfocarte.

La idea es mirar el todo y la perspectiva más amplia, antes de meternos de cabeza a ejecutar algo. Porque sino hacemos mil cosas chiquitas o nuevas, que no siempre nos generan los resultados que esperamos.

Por supuesto éstos son solo algunos tips, lo más importante es que hagas una revisión sincera de dónde estás poniendo hoy tu tiempo, dónde están esos cuellos de botella que sabes que necesitan solución o esas tareas que repetís constantemente y sabes que necesitarías estandarizar o automatizar para no hacerlas una y otra vez siempre igual.

Sé que muchas veces cuesta salirnos de la vorágine del día a día, porque frenar a organizar estas cosas nos da la sensación de “atrasarnos más” con los pendientes que tenemos. Pero es una inversión de tiempo una vez que te ahorra mil horas después.

Es buscar trabajar de una forma más ordenada y eficiente, para usar cada vez mejor tu tiempo y no estar saltando de plan en plan sin tener muy claro por qué o cómo eso está sumando a los resultados totales.

Es pausar un poquito antes de meternos de lleno a hacer el primer pendiente o nueva idea que se nos cruza por la cabeza. Una pausa que no atrasa, sino todo lo contrario, te permite analizar si realmente tiene sentido que te pongas a hacer eso ahora o no. Una pausa que te permite elegir intencionalmente dónde pones tus horas y dónde no.