Un negocio sin números no es negocio. Sin embargo, muchísimas veces me encuentro con emprendimientos donde los números no están claros. Sea porque no se lleva ningún registro de las ventas y costos, o porque aunque eso sí se registra no se compara contra ningún estimado previo, la realidad es que los números es de las cosas que más veo que falta. Y sin eso, sinceramente, es muy difícil llevar un negocio correctamente.

Porque lo mágico de los números (por muy mala fama que tengan!) es que nos dan información y nos permiten tomar mejores decisiones.

La idea de llevar los números de nuestro negocio es poder empezar a proyectar cada vez con mayor precisión cuánto vamos a vender, qué costos vamos a tener y qué inversiones queremos hacer para seguir creciendo.

Por supuesto hay mercados más desafiantes que otros, como cuando tenemos mucha inflación, que nos obliga a ajustar los números más seguido, pero eso no es justificativo para no mirarlos. Que sea más desafiante no significa que no se puede hacer. Simplemente significa que vamos a tener que revisarlos y ajustarlos con más frecuencia.

Llevar nuestros números en orden nos pone en control de nuestros objetivos. Nos permite tener claridad de qué es lo que mejor está funcionando, qué es lo que no se está vendiendo tan bien, qué costos aumentaron y tenemos que ajustar, en qué tenemos que invertir para seguir potenciando nuestro negocio y qué ganancia nos queda después de todo eso.

Por eso hoy te quiero hablar de uno de los cálculos que para mí es fundamental hacer en nuestro negocio: la proyección de financieros.

¿Qué es eso? Es simplemente el estimado que hacemos a principio de año de cuánto vamos a facturar, qué costos vamos a tener y cuánto vamos a invertir para cumplir con los objetivos de crecimiento que nos estamos proponiendo.

La palabra clave acá es estimado. Por supuesto no tenemos la bola de cristal, con lo cual no vamos a adivinar cuánto vamos a vender y qué costos vamos a tener, pero sí podemos hacer nuestro mejor estimado.

¿Para qué queremos hacerlo? Para tener un pantallazo general de cómo se verán las finanzas de nuestro negocio, qué planes nos traerán los mayores ingresos, qué costos tendremos que contemplar, y qué decisiones y planes pondremos en acción para conseguir eso.

Para eso, te voy a compartir los 5 pasos que podrías seguir en tu emprendimiento para hacer tu proyección de financieros del año.

Paso 01 – Definir tu objetivo de ventas para todo el año

El primer paso fundamental es plantearnos un objetivo de ventas para el año que estamos empezando.

Y la clave es que ese objetivo sea concreto.

“Vender más”, “Crecer”, “Conseguir más clientes”… no son objetivos. Porque no son concretos. ¿Cuánto más querés vender? ¿Quéres duplicar tus ventas o querés crecer un 15%? ¿Cuántos clientes más querés conseguir? ¿Con uno más estás contenta o en realidad necesitás mínimo 50 clientes nuevos?

Tenemos que poder decir exacto “Mi objetivo es duplicar las ventas versus el año anterior” o “Mi objetivo es aumentar mis ventas en un 30%”. Números concretos que nos permitan tomar decisiones concretas, armar planes concretos y (muy importante!) medir si los estamos consiguiendo o no.

En general este número lo definimos en función de las ventas que tuvimos el año pasado. Es decir que si, por ejemplo, durante el 2019 facturaste $100,000 y ahora te propones como objetivo para el 2020 duplicar tus ventas, quiere decir que tu objetivo será de $200,000.

Si te sirve como guía podés completar esta frase:

Este año me propongo como objetivo una facturación total de …………………. (ahí completas exacto con el número!), que representa un aumento de ……… versus el año pasado (ahí completas con el % de aumento que representa esa facturación si la comparas con la de este año que está terminando).

Lo importante es que tengas ese número por escrito, porque será tu norte y guía para definir el resto de los pasos, qué planes harás y dónde enfocarás tu tiempo, recursos e inversión.

No te frenes por no saber cómo vas a conseguirlo. La magia justamente es que no tenés que saber ahora el cómo, porque tenés todo el año para trabajarlo.

Ponerte un objetivo te define el norte, pero no quiere decir que sepas cómo lo vas a lograr. Si supieras ya lo hubieses conseguido el año pasado. Justamente la idea de ponernos un objetivo (desafiante!) es que nos fuerza a pensar diferente y mejorar lo que venimos haciendo.

Paso 02 – Dividir ese objetivo anual por mes

Una vez que definiste, en el paso anterior, cuál es tu objetivo de ventas total del año, el siguiente paso consiste en dividir ese estimado de ventas en los 12 meses.

Entonces, si por ejemplo definiste que tu objetivo para el año es facturar $240,000, si hicieses la división lineal por los 12 meses del año, te daría un objetivo de ventas mensual de $20,000.

Pero sabemos que los negocios no son lineales y, por lo tanto, no vendemos todos los meses exactamente lo mismo.

Por eso, la idea ahora es estimar (lo mejor que podamos!) cómo creemos que se dividirá ese objetivo de ventas anual en cada mes, con lo que sabemos de nuestro mercado y negocio.

Acordate que estamos estimando. Por supuesto es físicamente imposible que sepamos exacto cómo van a ser las ventas mes a mes de nuestro negocio. Pero sí podemos hacer nuestro mejor estimado con la información que tenemos.

¿Cómo vamos a hacer eso? Revisando y pensando cuatro cosas:

• Las ventas mes a mes del año pasado: si tenemos esta información, ¡vamos a empezar por ahí! Para ver si el año pasado hubo meses especiales donde las ventas estuvieron más concentradas y podemos asumir que este año ese comportamiento se dará de forma similar.
• Estacionalidad: ¿hay algún mes o meses donde las ventas estén concentradas por la dinámica de la industria en la que estés? Si, por ejemplo, tenés una tienda de vestidos de novias, probablemente tus meses de más ventas estarán directamente relacionados con los meses de temporada de bodas. Con lo cual, al hacer tu estimado de ventas no podés asumir que todos los meses vas a vender igual, porque sabes que hay meses donde vas a tener más ventas y meses de temporada baja, donde los números serán menores. Y es importante considerar esos ciclos cuando estamos proyectando los números, para poder prepararnos correctamente.
• Fechas especiales: otro factor importante que tenemos que tener en cuenta es si hay fechas especiales donde sabemos que las ventas generalmente son mayores. Por ejemplo, si tenés una tienda online de juguetes, probablemente el Día del Niño y Navidad sean dos fechas especiales donde tengas más ventas, con lo cual es importante que lo consideres al armar tu proyección.
• Planes especiales de este nuevo año: por último, tenemos que considerar si hay algún plan nuevo o especial que querés hacer este año para crecer con tu negocio. Si, por ejemplo tenés una tienda de indumentaria y estás pensando lanzar una nueva colección, o si ofrecés tus servicios uno a uno y este año estás pensando lanzar por primera vez un curso online. Esos planes nuevos, diferentes al día a día de tu negocio, que querés trabajar con anticipación para hacerlos grandes y que, por lo tanto, estimas que te van a generar más ventas que el promedio de los meses.

Veamos un ejemplo numérico, para que se entienda mejor cómo podrías estimar tus ventas mensuales, teniendo en cuenta estos factores. Imaginemos una tienda online de juguetes, que en el 2019 tuvo las siguientes ventas mensuales:

Enero 2019: $10,000

Febrero 2019: $12,000

Marzo 2019: $10,000

Abril 2019: $12,000

Mayo 2019: $20,000 (por nueva colección)

Junio 2019: $12,000

Julio 2019: $15,000

Agosto 2019: $25,000 (por el Día del Niño)

Septiembre 2019: $10,000

Octubre 2019: $10,000

Noviembre 2019: $15,000 (por Navidad)

Diciembre 2019: $30,000 (por Navidad)

Es decir que, esta tienda facturó en todo el 2019 un total de $181,000. Ahora, haciendo el primer paso que vimos al principio, decidió que para el 2020 quiere crecer un 30%, es decir que su objetivo de facturación total es de $235,000.

¿Qué tiene pensado hacer exactamente para crecer un 30%?

• Planificar con más tiempo el Día del Niño y Navidad, para hacer una mejor ejecución.
• Lanzar una nueva colección en alianza con una ilustradora infantil.
• Hacer una activación especial en marzo por el “Mes del sueño” con los juguetes relacionados con eso, en alianza con especialistas de sueño.

Por supuesto estoy inventando los números y planes, pero es sólo para que entendamos la lógica de cómo los planes nos determinan la proyección de números.

Con lo cual, esta tienda, teniendo en cuenta esas decisiones, podría empezar estimando esos meses donde sabe que va a hacer acciones especiales:

Marzo 2020: Como va a hacer la activación especial por el “Mes del Sueño”, estima que duplicará las ventas versus marzo del  2019. Es decir que estima facturar $20,000.

Mayo 2020: Va a volver a lanzar la nueva colección este mes, pero como este año va a hacer una alianza con una ilustradora, estima que venderá un 50% más que el año pasado. Es decir que estima una venta para Mayo de $30,000.

Agosto 2020: Este año quiere prepararse mejor para el Día del Niño, hacer alguna promoción más grande, más pensada, porque el año pasado la verdad es que llegó a último momento con todo. Con lo cual estima que, haciendo un buen plan, puede duplicar las ventas versus el año pasado, facturando entonces $50,000.

Noviembre 2020 y Diciembre 2020: Como Navidad fue la temporada que mejor preparó el año pasado y la verdad salió bastante bien, para estos meses se va a poner un estimado de crecimiento un poco más conservador de 20%, esperando entonces facturar $18,000 y $36,000 respectivamente.

Si sumamos los estimados de estos meses, Marzo $20,000 +  Mayo $30,000 + Agosto $50,000 + Noviembre $18,000 + Diciembre $36,000, nos da $154,000.

Como el objetivo total que se propuso esta tienda para el 2020 es de $235,000; quiere decir que el resto de los meses donde no tiene activaciones especiales, tendría que facturar $81,000 (los $235,000 menos los $154,000 que estimamos los meses especiales).

Como los meses donde no tiene activaciones especiales son 7 (Enero, Febrero, Abril, Junio, Julio, Septiembre, Octubre), ahora sí podría hacer una división lineal de $81,000 dividido 7, que le daría un promedio de ventas esos meses de $11,500.

Es decir que, esta tienda podría completar su Excel con estos estimados mes a mes:

Enero 2020: $11,500

Febrero 2020: $11,500

Marzo 2020: $20,000

Abril 2020: $11,500

Mayo 2020: $30,000

Junio 2020: $11,500

Julio 2020: $11,500

Agosto 2020: $50,000

Septiembre 2020: $11,500

Octubre 2020: $11,500

Noviembre 2020: $18,000

Diciembre 2020: $36,000

Sé que tantos números pueden marear, pero la idea no es que te abrumes con los números exactos de este ejemplo, porque es solo un ejemplo.

Lo más importante que quiero que veas es el racional detrás de los números. Que los meses donde estamos estimando ventas más altas no es porque sí, es porque hay planes detrás.

Sea porque es una fecha especial, vamos a lanzar algo nuevo o porque sabemos que el año pasado no pudimos hacerlo bien y este año queremos hacerlo mejor, hay una lógica detrás de los números que estamos poniendo.

Por supuesto no sabemos con exactitud si eso pasará, pero acordate que no estamos tratando de adivinar el futuro sino de planificarlo.

Por lo tanto, no importa que el racional “esté perfecto”, sino que esté claro. Que nosotras lo tengamos claro y nos de claridad de dónde vamos a estar poniendo el foco durante el año.

Por supuesto es clave que no pretendas hacer activaciones, promociones o eventos especiales todos los meses, porque ahí es cuando no llegamos a hacer nada bien, por tratar de hacer mil cosas. Es preferible que elijas pocas fechas pero te asegures de planificarlas con tiempo y ejecutarlas muy bien.

Paso 03 – Estimar los costos de producción asociados a esas ventas

Los costos variables son los que están asociados directamente a producir (o comprar) los productos que vendes o brindar tus servicios. Se llaman variables, porque varían en línea con las ventas. Si vendés más, tendrás más de estos costos. Si vendes menos, tendrás menos.

Si lo que ofreces son productos, el costo de tu materia prima, por ejemplo, va a ser uno de tus principales costos variables. Los meses que tengas más ventas, tendrás mayores costos de materia prima, porque tendrás que comprar más para poder satisfacer esa demanda más alta.

Si lo que ofreces es un servicio, un costo variable podría ser por ejemplo el viático si te trasladas a otro lugar para brindar tu servicio. Si te contratan vas a tener que pagar ese costo, pero si no te contratan ese costo no lo tendrás. Por eso es variable, porque cuantos más servicios tengas en un mes, más será ese costo en viáticos.

La idea de este tercer paso es que primero pienses y escribas cuáles son todos esos costos variables directamente asociados a tu producción o servicio, en tu negocio. Y, una vez que los tengas enumerados, estimes cómo serán el año que viene.

Como justamente estos costos están directamente relacionados con las ventas, van a depender de la estimación de ventas mensual que hayas hecho en el paso anterior.

Siguiendo el ejemplo de la tienda de juguetes, los costos de producción de esta tienda serán mucho mayores en agosto, donde está estimando su mayor venta del año; que en enero por ejemplo, donde tiene uno de los meses más bajos.

¿Cómo hacemos para estimar estos costos? Si ya venís con tu negocio hace más de un año, lo más fácil es que tomes como referencia tus números del año pasado. Si vendes productos, que calcules cuánto te costó el año pasado producir y/o comprar esos productos, contemplando la materia prima, mano de obra y packaging.

Por supuesto no todos los productos tendrán exactamente el mismo costo, pero acá lo más fácil es sacar un promedio que te sirva para hacer tu proyección del año que viene. Entonces, imaginemos que el precio de venta promedio de tus productos es de $2,000 (este es el precio al que vos lo vendes en tu tienda al consumidor final), y que calculando tus costos, viste que en promedio producir cada uno de esos productos te cuesta $900. Si hacemos $900 dividido $2,000, nos da 45%, que quiere decir que en promedio tu costo de producción representa el 45% del valor de venta. Cada vez que vendes un producto, el 45% de todo eso que te ingresa se te va en costo de producir eso que estás vendiendo.

Con lo cual teniendo ese % promedio, podrías aplicar ese mismo % a las ventas mensuales que estimaste para el año. Entonces, siguiendo el ejemplo de la tienda de juguetes, que estimó que en enero va a vender $11,500, puede estimar ahora entonces que en enero va a tener un costo variable de $5,175 (45% de $11,500).

Por supuesto ese número no es exacto. Porque el costo exacto dependerá de los productos exactos que venda. Pero estamos haciendo un estimado para tener un pantallazo general del año, con lo cual con los promedios estamos más que perfecto.

Si lo que ofreces es un servicio, para estimar tus costos variables, también vas a tener que tomar como base la estimación que hiciste en el paso anterior de tus ventas por mes. Si, por ejemplo, sos fotógrafa de bodas y estimaste que en enero vas a tener 2 bodas, entonces ahora tendrás que estimar los costos variables de enero para esas dos bodas.

Si tus costos variables incluyen por ejemplo viáticos y contratar a una asistente (a la que solo contratas si te contratan, por eso es variable), entonces vas a estimar cuáles serán los viáticos y el honorario de esa asistente para 2 bodas.

Acordate que es un estimado. Por supuesto no tenés forma de saber el viático exacto, porque no sabés todavía dónde será esa boda. Pero la idea es que tomes un promedio, mirando cuáles fueron tus viáticos el año pasado, para hacer tu mejor estimado posible.

Por favor no te frenes por no saber cómo calcular el número exacto. Es mucho más importante que lo hagas versus que por no saber cómo hacerlo “perfecto” no hagas nada y nunca tengas los números de tu negocio en orden.

Si es la primera vez que haces este ejercicio de proyectar tus números, va a ser la más difícil de todas, pero te aseguro que si pasas la barrera mental y te sentás a estimar como puedas y con la información que tengas, la próxima vez va a ser mucho más fácil y te vas a empezar a sentir mucho más en control de las finanzas de tu negocio. Y, por lo tanto, mucho más empoderada para tomar mejores decisiones y no ir manejando las cosas a ciegas.

Paso 04 – Estimar los costos fijos

A diferencia de los costos anteriores, que varían en función de las ventas, los costos fijos son todos esos gastos de tu emprendimiento que tenés que pagar sí o sí todos los meses, independientemente si vendes mucho, poco o nada.

Por ejemplo si tenés un Showroom, el alquiler del Showroom lo vas a tener que pagar todos los meses, vendas o no. O si tenés una tienda online, la tarifa mensual fija que te cobre la plataforma (Tienda Nube, Shopify, Woocommerce), la vas a tener que pagar vendas o no. Lo mismo si tenés empleados y pagas sueldos, es algo fijo que tendrás que pagar independientemente de lo bueno o malo que haya sido el mes de ventas.

Con lo cual este paso consiste primero en listar todos esos costos fijos en tu negocio. Y después, estimar cómo serán esos costos mes a mes este año que estamos empezando.

Igual que hicimos antes, lo más fácil es partir de la base del año pasado. Si, por ejemplo, ya tuviste Showroom, se trata de averiguar si ese alquiler va a aumentar este año y cuánto, para completar esa línea con el mejor estimado posible mes a mes.

Algo muy importante para aclarar es que el costo sea fijo no quiere decir que va a ser igual todos los meses. Lo que lo define como fijo es que lo vas a tener que pagar independientemente de cuánto vendas.

Si, por ejemplo, ya sabes que el alquiler del Showroom aumenta todos los años en junio, entonces ya podés estimar que a partir de junio ese número va a ser más alto. O, si por ejemplo, todos los meses pagas una plataforma de email marketing como Mailchimp, que te cobra en función de la cantidad de suscriptores, a medida que aumentes esa cantidad te aumentará el costo, con lo cual quizás empezás pagando un número en enero y terminas pagando otro en diciembre, pero sigue siendo fijo, porque esa plataforma te va a cobrar independientemente si vendas o no.

Paso 05 – Estimar las inversiones que harás para crecer

Más allá de los costos, en un negocio hacemos también inversiones (algunas mensuales y otras de una única vez), que son las que nos permiten vender y seguir creciendo.

La “inversión en marketing” consiste en estimar todas las inversiones que harás en el año en acciones de marketing para conseguir los objetivos de venta que te estás proponiendo. Entonces, por ejemplo, una típica inversión en marketing es la inversión que hagas en publicidad en las redes sociales para llegar a más de tus potenciales clientes.

O imaginate que participas de ferias, el costo de esa participación es una inversión en marketing. Es algo en lo que estás invirtiendo porque asumís que estar en esa feria te traerá mayores ventas. O si haces un sorteo, una alianza, pagas por aparecer en una revista o porque alguien referente de tu industria haga una mención de tu marca, todo lo que gastes para hacer eso es inversión en marketing.

Es algo en lo que estás poniendo plata con el objetivo que se traduzca en más ventas.

Con lo cual este paso consiste en estimar esas inversiones que harás este año. Si ya sabes por ejemplo que vas a participar en tres ferias en el año, entonces en los meses que serán esas ferias ponés el costo de esa participación. O si ya sabes que vas a invertir todos los meses en publicidad paga en las redes, estimas entonces cuál será esa inversión por mes.

Como hicimos antes, lo mejor es partir de la información que ya tenemos del año pasado. Si, por ejemplo, el año pasado la inversión que hiciste en publicidad en las redes representó un 20% de tus ventas, entonces este año podrías asumir ese mismo %. El número en absoluto será más alto, porque estás estimando crecer en ventas, pero el % lo mantenés igual.

Acordate que la idea no es hacerlo exacto. No te frenes por “no saber cuánto poner”. Lo más importante de este ejercicio es hacerlo aunque no sepamos. Porque después sobre esta base va a ser mucho más fácil poder ir midiendo y ajustando.

Luego, en “otras inversiones”, la idea es completar con inversiones que en general asumís por una única vez, asociadas a la creación de algo nuevo, como puede ser el diseño de tu web, la compra de una maquinaria o la creación de un curso. No son cosas que haces todo el tiempo, sino que son inversiones puntuales que estás decidiendo hacer este año para seguir creciendo.

Entonces acá, igual que en todos los pasos anteriores, la idea es estimar lo mejor posible eso. Imaginemos que una de tus decisiones este año es diseñar tu página web con una diseñadora, porque querés renovarla y que se vea más profesional. Algo que podrías hacer ahora entonces es contactar a tres posibles diseñadoras y pedirles cotización. No quiere decir que la vas a hacer ahora, pero tener esas cotizaciones te va a servir para estimar cuánto va a ser aproximadamente esa inversión y anotarla en el mes que te propongas hacerlo.

Por supuesto los números que escribiste no están fijos y la idea es que los ajustes como quieras. Si de pronto un mes te quedó con pérdida, porque ese mes estás asumiendo hacer la inversión en la nueva web y las ventas no te compensan ese gasto, mirando los números podés tomar la decisión de mover esa inversión para más adelante en el año o podés tomar la decisión de asumir esa pérdida, pero sabiendo con anticipación eso y no sorprendiéndote en el momento cuando los números “no dan”.

Como vimos al principio, la idea de tener estos números es que nos permitan tomar mejores decisiones. Por eso son tan importantes.

Y, lo más clave de todo, es que te armes la rutina de revisar tu Excel todos los meses al cierre de cada mes para ir completando con los números reales que efectivamente se van dando cada mes en tu negocio. Para poder ver si los estimados fueron correctos o no e ir ajustando lo que haga falta, con la nueva información disponible.

Generar ese hábito puede ser uno de los cambios de mentalidad más importantes que hagas por tu negocio. Porque de verdad, no me voy a cansar de repetir, que sin números en orden no tenemos un negocio, tenemos un hobby.

Y si queremos un hobby está más que perfecto, pero si realmente queremos vivir de nuestro negocio, los números tienen que pasar a ser parte normal de nuestro día a día. No pueden ser algo que vemos de vez en cuando, que tenemos anotado en papelitos sueltos o ni vemos porque dan miedo.

Es nuestra responsabilidad como dueñas de un negocio, adueñarnos de esta parte. Porque es la parte que define si eso que tanto nos apasiona es realmente rentable y escalable o no.

Así que ojalá te sirva esta guía para completar tu propia proyección de financieros y empezar este nuevo año con los números en orden ¡y mucho más control de tus finanzas!