Estoy convencida que la mejor forma de empezar el año es planificándolo antes. Decidiendo qué queremos conseguir con nuestro negocio y en qué vamos a enfocarnos para lograrlo. Para evitar pasar el año saltando de plan en plan sin rumbo ni objetivos claros. Porque eso suele generar mucho cansancio pero pocos resultados.

Sé que a veces la palabra planificar asusta o creemos que no somos buenas haciéndolo, pero como con todo es cuestión de práctica.

Se trata simplemente de mirar con anticipación ese año que está por empezar y elegir intencionalmente qué queremos que pase y qué vamos a hacer para eso.

Por supuesto no quiere decir que todo se va a cumplir al pie de la letra, un plan no es magia. Pero sí te aseguro que las probabilidades de cumplirlo son mucho más altas, que si vamos sin plan alguno, haciendo lo primero que se nos cruza por el camino.

Por eso, te quiero compartir 6 consejos simples (pero muy efectivos!) para planificar mejor el año en tu negocio y asegurarte de poner tu tiempo y energía, en esas grandes cosas que te emocionan y sabes que pueden marcar la diferencia:

Consejo 1- Dividir el año en trimestres

El primer paso que recomiendo cuando planificamos el año, es dividirlo en 4 grandes bloques, por trimestres. Para definir entonces, cuáles serán los grandes eventos o planes que harás en tu negocio, cada uno de esos trimestres.

No quiere decir que éstos serán los únicos planes que harás durante todo el año, pero sí quiere decir que éstos serán los más grandes, a los que más foco le pondrás y los que más impactarán, por lo tanto, en tus ventas.

Se trata de definir, ahora con anticipación, cuáles son esos grandes planes en los que el año que viene te querés asegurar de tener el tiempo y los recursos disponibles, para que salgan lo mejor posible.

Mi sugerencia es que no sea más de un plan por trimestre, es decir máximo 4 grandes planes en todo el año, para que realmente los puedas ejecutar con calidad, en lugar de terminar haciendo mil cosas todas chiquitas.

Estos planes pueden ser lanzamientos de productos, promociones en alguna fecha especial del año, lanzamientos de cursos o talleres, la apertura de las inscripciones a algún gran programa que tengas, ¡o lo que sea! Lo importante es que no son los planes rutinarios del día a día, sino las grandes cosas que vas a hacer mejor o diferente el año que viene, para aumentar tus ventas.

Entonces, por ejemplo, tu año dividido en trimestres, podría verse así:

O, con otro modelo de negocio, podría verse así:

Una vez que tengas definido esos cuatro grandes planes del año, el siguiente paso es escribir, de cada uno de esos planes, una lista de todas las acciones que querés hacer el año que viene para asegurarte una GRAN ejecución.

Entonces, si por ejemplo, uno de tus grandes planes es el lanzamiento de tu curso online, quizás algunas de las tareas que definís son:

• Mejorar la página de venta
• Pedir testimoniales a clientes del año pasado
• Mejorar los videos de tal y cual lección
• Agregar X ejercicios teniendo en cuenta el feedback que me dieron los alumnos

La idea no es que sepas ahora cómo vas a hacer cada una de esas cosas, tendrás todo el año para pensarlo y trabajarlo. El objetivo de esta lista, es que te marque el norte, para asegurarte tiempo y foco en tu agenda, para hacerla posible.

Quizás ahora no tenés idea cómo vas a mejorar tu página de venta, ¡pero no hace falta! Lo que sí hace falta es que ya sepas que esa va a ser una de tus prioridades del año, para que cuando empieces a bajar todo al calendario, te asegures tiempo para hacerlo con calidad.

Entonces, si cuando ahora estás definiendo esta lista, de pronto te escuchas diciendo “Uyyyy pero no tengo idea cómo hacer eso”, ¡que eso no te frene!

Lo importante no es que hoy sepas cómo lo vas a hacer, sino que definas en qué momento del año vas a dedicarle tiempo de calidad a meterte en profundidad, para entonces ahí sí bajar ese plan a detalle y concreto.

Consejo 2- Anticiparte a las necesidades y pedidos

El segundo consejo para planificar mejor tu año, es anticiparte a las necesidades de tu negocio y, por lo tanto, a los pedidos que le harás a otros o la ayuda que necesitarás para hacerlo posible.

Hay una frase que me encanta (y me parece muy poderosa!) que dice: “Tu falta de planificación, no es mi urgencia”. Y te invito a aplicarla en vos misma. Cuando no te planificas con tiempo, lo que termina pasando es que disparas pedidos a último momento, siempre en modo urgencia, que hace que los otros tengan que trabajar en modo urgencia también.

Las urgencias pueden ser una excepción, pero si se vuelven la forma normal de trabajar, hay algo que estamos haciendo mal.

Por eso, una vez que tengas la lista de tareas que armaste en el punto anterior, este segundo paso consiste en ver con anticipación qué cosas vas a necesitar de otros.

Si, por ejemplo, definiste que querés mejorar la página de venta de tu curso o que querés sacarte fotos profesionales o contratar a alguien que te haga mejores videos, ya sabés desde ahora que vas a necesitar ayuda con esas cosas. Entonces, ya podrías ir avisándole a esas personas, para empezar a pedir cotizaciones y bloquearles su calendario con anticipación.

Yo, el año pasado por ejemplo, cuando hice este ejercicio planificando mi 2019, una de las actividades que sabía que quería hacer para mejorar el lanzamiento de mi programa grupal “Conectar para Atraer”, era mejorar la página de venta. Era algo en lo que iba a requerir ayuda de una diseñadora web, con lo cual dependía de su disponibilidad para poder hacerlo bien.

¿Qué hice entonces? La contacté a fin del 2018 (cuando estaba haciendo este ejercicio de planificar el 2019), le conté lo que quería y le mostré algunos ejemplos de referencia, para que ella pudiese armar una cotización estimada y decirme en qué momento podíamos empezar a trabajarla.

En ese momento, no tenía idea qué iba a poner en esa página ni me había sentado a escribir los textos, pero no hacía falta ese nivel de detalle a esa altura. Lo que estaba haciendo era anticiparme a mis necesidades. Aunque el lanzamiento de mi programa era recién en agosto, en marzo ya tenía bloqueado en la agenda empezar a trabajar con la diseñadora (y muy importante, ella ya lo tenía bloqueado en la suya!).

Si en marzo recién me hubiese puesto a pensar que quería mejorar esa página, quizás ella no hubiese tenido disponibilidad o me hubiese dicho de empezar en junio, y entonces íbamos a terminar haciendo todo a las apuradas y a último momento. En cambio, para junio, ya tenía la página diseñada, ¡lista para usar en agosto!

De eso se trata anticiparnos a nuestras necesidades y pedidos: leer la lista que armaste en el punto anterior y definir, desde ahora, qué tipo de ayuda vas a necesitar de otras personas. Para involucrarlas con tiempo.

No avisarle a la fotógrafa que necesitas las fotos 3 días antes del lanzamiento, o acordarte que querés diseñar una nueva web una semana antes de abrir las inscripciones al curso o pedirle a tus clientes los testimoniales de hoy para mañana.

No convertirnos nosotras en las generadores constantes de urgencias, solo porque no nos tomamos el tiempo de planificarnos mejor.

Consejo 3- Poner la lupa en el primer trimestre

Una vez que tengas el pantallazo general de todo año, vamos a poner la lupa y foco sólo en el primer trimestre. La idea ahora es bajar el plan que definiste para el primer trimestre, al mayor detalle posible. ¿Qué es TODO lo que tendrás que hacer, antes de esa fecha, para que ese plan sea posible?

Si, por ejemplo, tu primer plan es lanzar una nueva colección, ¿qué es todo lo que tendrás que hacer desde hoy hasta esa fecha, para que ese lanzamiento sea posible?

El objetivo es que escribas los pasos lo más chiquitos y detallados posibles. En lugar de poner “hacer las fotos de la nueva colección”, bajarlo a todos los pasos necesarios para hacer esas fotos. Como por ejemplo, “seleccionar las prendas para la sesión de fotos”, “pedirle a la fotógrafa que me mande referencias para seleccionar las que quiero”, “elegir tres locaciones para hacer la sesión”…

Este ejercicio lo hacemos sólo para el primer trimestre, porque es donde vamos a poner el foco primero.

No tiene sentido bajar a este nivel de detalle los siguientes trimestres todavía, porque nos vamos a abrumar con una lista eterna de pendientes, en los que todavía ni siquiera nos vamos a enfocar. De esta manera avanzamos enfocadas, un plan a la vez.

Consejo 4- Bloquear el calendario con anticipación

Una vez que tengas esa lista (lo más detallada posible!) de todas las tareas específicas que querés hacer para ese primer gran plan del año, el siguiente paso es agendarlas con anticipación.

Si ya sabes, por ejemplo, que vas a hacer una sesión de fotos para el lanzamiento de esa nueva colección, ¿en qué fecha tendrías que estar haciéndola, para llegar tranquila al lanzamiento con las fotos listas? Y entonces, ¿en qué semana tendrías que estar seleccionando las prendas, eligiendo las locaciones y haciendo cada una de las tareas que definiste en el punto anterior?

Se trata de ir del futuro hacia atrás.

Sabiendo la fecha de lanzamiento, ¿cuándo tienen que pasar el resto de las tareas? Quizás no podés definir ahora el día exacto, pero sí podrías ir poniendo la semana en la que querés que pase cada una.

Por supuesto, tu calendario no tendrá únicamente estas actividades, sino que tendrás también todas las actividades rutinarias del día a día de tu negocio, como crear tu contenido para las redes, publicar, contestar mensajes y consultas, entregar tus productos o servicios… ¡y todo lo que implica llevar tu emprendimiento!

Por eso, es fundamental que definas con tiempo, en qué momento harás esas actividades diferentes al día a día, esas más grandes que te permitirán conseguir tus objetivos de crecimiento, para que la rutina no te termine tapando y nunca tengas tiempo para armar ese gran plan que te propusiste.

Si dejas esos grandes planes librados a “cuando tengas tiempo”, no los vas a hacer nunca.

Por eso este punto es clave, porque se trata de bloquear en tu agenda, con tiempo y anticipación, en qué momento estarás enfocándote en esas acciones que te permitirán hacer ese gran plan.

Consejo 5- Empezar cada semana con una revisión

Una vez que tengas tu primer trimestre bajado a detalle, tendrás un pantallazo bastante claro de dónde estarás poniendo tu tiempo esos primeros meses del año. Con lo cual ahora, el siguiente paso (muchas veces el más difícil!) es seguir ese plan y no dejar que el día a día te distraiga con otras cosas.

Uno de los mayores desafíos que tenemos hoy en día son las distracciones constantes. Nos metemos cinco minutos a mirar Instagram y se nos fueron tres horas sin saber muy bien en qué y cómo.

Sinceramente muchas veces son horas perdidas, donde nos pasamos consumiendo información de otros, haciendo clic de acá para allá sin rumbo claro, en lugar de estar produciendo lo que sabemos que necesitamos y queremos para llevar nuestro negocio al siguiente nivel.

Por eso, el quinto consejo para planificarte mejor, es que empieces cada lunes revisando tu calendario de esa semana, para asegurarte que gran parte de tu tiempo estará enfocado en las tareas más importantes para tu negocio.

Si empezamos el lunes y lo primero que hacemos es meternos en Instagram o abrir los mails y contestar mensajes, estamos empezando la semana con la energía incorrecta.

Porque estamos reaccionando en lugar de planificando.

Por eso, mi sugerencia es que los primeros veinte minutos de tu lunes estén enfocados en revisar tu semana completa. Ver si cambió algo y tenés que moverlo de lugar en tu agenda, si hay algo que ibas a hacer la semana anterior pero no llegaste y tenés que agregar en esta, o si hay algo nuevo que haya surgido que querés sumar.

Podés usar alguna herramienta como Google Calendar, que te permita ver toda tu semana de un pantallazo y los bloques de actividades de cada día, para mover, agregar o eliminar lo que haga falta, antes de ponerte a trabajar con el primer pendiente.

Lo importante de hacer este ejercicio todas las semanas, es que decidas conscientemente qué agregar y qué no, en lugar de ir sumando cosas a tu agenda sin pensar cómo eso nuevo te estará sacando tiempo y foco de tus grandes planes.

De esta manera empezamos la semana con orden y control de nuestro tiempo, en lugar de reaccionando al primer mail que nos llega o el primer comentario que nos cruzamos en Instagram.

Consejo 6- Evitar que tu lista de pendientes dirija el día

Ya hablamos del año, el trimestre y la semana… ahora llegamos al nivel más chiquito de la planificación: el día. Así como vimos que es clave empezar los lunes mirando la semana con anticipación, ¡lo mismo cada día!

Por supuesto nos va a llevar mucho menos tiempo, porque ya hicimos el trabajo el lunes de mirar todo el calendario, pero igualmente es fundamental empezar cada día por lo menos con 10 minutos dedicados a mirar cómo va a ser todo el día completo, antes de meternos de cabeza a hacer la primer cosa que aparece en nuestra lista de pendientes.

¡Y esto es muy importante! Si estás acostumbrada a ir anotando en una lista todos los pendientes que te van surgiendo, te vas acordando o te van pidiendo… es fundamental que esa lista no dirija las prioridades de tu día.

La lista de pendientes es simplemente una lista de pendientes, no una lista de prioridades. Que esté en la lista no quiere decir que tengas que hacerlo ahora mismo, ni mañana.

Por eso, mi último consejo es que cada día, antes de ponerte a trabajar, mires tu agenda de ese día y definas cuáles de esos pendientes harás ese día y cuáles no. Y los que no harás ese día, anotes en tu calendario qué día lo harás.

Lo mismo con los pedidos inesperados que van apareciendo cada día. Si, por ejemplo, te llega un mail de un cliente pidiéndote un informe con tal y cual cosa, ese mail no es un disparador para que te pongas a hacerlo en ese instante y dejes lo que estabas haciendo.

En cambio, cuando te llega ese pedido, primero analizas si te corresponde hacerlo. La primer pregunta siempre debería ser ¿sí o no? Si decidís que sí es algo que tenés que hacer, entonces  miras tu agenda y ves en qué momento vas a hacerlo. Y le respondes el mail a ese cliente, diciéndole que se lo vas a mandar para tal fecha.

De esta manera seguís enfocada en lo que estabas enfocada y no saltas de un pedido a otro de forma reactiva.

Sean pedidos de clientes, proveedores o empleados… si no marcamos los límites claros nosotras, corremos el riesgo de terminar siempre haciendo las prioridades de otros. Si nuestros clientes están acostumbrados a contactarnos a cualquier hora y contestamos inmediatamente, ¡vamos a vivir llenas de interrupciones! Si las personas que trabajan para nosotras, están acostumbradas a mandarnos todo a último momento, total nosotras nos ajustamos, ¡vamos a vivir a las corridas! Si nuestros proveedores están acostumbrados a que no pasa nada si no cumplen, ¡vamos a vivir estresadas!

Lo más importante de entender (para mí!) como emprendedoras (las dueñas!), es que no ganamos nada quejándonos o echándole la culpa al cliente “que nos pide todo a último momento”. La responsabilidad es nuestra si aceptamos sin decir nada.

Como siempre, todo empieza por casa. Y para exigirle a otros que se planifiquen mejor, lo primero y principal es hacerlo nosotras.

Así que espero que estos consejos te sirvan para frenar un poquito a pensar el próximo año, qué es lo que querés lograr y en qué te vas a enfocar para hacerlo posible. Anticiparte y accionar, en lugar de reaccionar, para dirigir tu año, semana y día, en lugar que ellos te dirijan a vos.