Empieza el año y arrancamos con toda la emoción del mundo, que generalmente nos genera esa sensación de tener la hoja en blanco y 365 días por delante. Nos planteamos resoluciones que juramos que este año vamos a cumplir, objetivos que nos desafían y planes que quizás hasta ahora no nos animamos, pero este año sí o sí queremos que pasen.

Y está buenísimo porque necesitamos esa energía renovadora para mantenernos energizadas con nuestro emprendimiento, pero para que no queden sólo en resoluciones escritas en papel que para marzo ya perdieron fuerza, me parece fundamental que nos organicemos para realmente hacerlo posible.

Porque plantearnos objetivos que hasta ahora no logramos, pero manteniendo todo el resto igual, es una apuesta poco realista. Para conseguir algo diferente, vamos a tener que hacer algo diferente.

Por eso hoy te quiero compartir 3 pasos para empezar el año organizada y planificada, con tiempo disponible para invertir en esos grandes sueños que te estás proponiendo.

PASO 1. Definir esos grandes focos en el calendario

El primer paso es definir claramente (y escribirlos!) cuáles son esos grandes planes que querés que pasen este año, que te van a hacer sentir orgullosa.

Acá no se trata de poner todo lo que vas a hacer o las actividades que son parte de la rutina de tu negocio, sino que definir cuáles serán los grandes focos donde querés poner desproporcionadamente tu tiempo y energía.

Esos planes a los que querés apostar este año para crecer con tu negocio.

Quizás son planes nuevos, como el lanzamiento de una colección o tu nueva web o armar un curso que venís postergando o animarte a dar tu primer taller en vivo. Planes que probablemente te saquen un poco (o mucho!) de tu zona de confort, porque justamente son cosas que no hiciste nunca, pero sabes que querés hacer para crecer.

O quizás son planes que ya hiciste años anteriores, pero que este año decidís que querés ponerle más foco e inversión para hacerlo realmente grande. Quizás por ejemplo, ya tenés un curso creado que sabes que funciona muy bien, y este año querés hacer un gran lanzamiento para que mucha más gente se anote, y sabes que para eso vas a tener que hacer algo diferente a lo que venís haciendo hasta ahora.

Se trata de pensar en grandes planes que cuando termine el año te van a hacer sentir orgullosa haberlos hecho.

A mí me gusta imaginarme a fin de año, brindando y festejando por esos logros, y pensar qué cosas me gustaría estar diciendo. Cuáles son esas cosas que realmente se van a merecer ese brindis.

Te cuento los que yo definí para el 2019, por si te sirven de inspiración o referencia para tu emprendimiento:

• Mi primer gran foco este año, va a ser She Festival (@she.festival):  un Festival para 400 emprendedoras que estamos organizando el sábado 09 de marzo en Buenos Aires, con Ale de @mamaemprendearg y Maru de @ladiesbrunch. ¡Definitivamente el proyecto que más me saca de mi zona de confort! Porque, como nunca hice un evento presencial tan grande, el solo hecho de imaginarme arriba de ese escenario, me hace temblar las piernas. Pero, como realmente creo que necesitamos ese espacio como emprendedoras, para conocernos, conectarnos, escuchar historias que nos inspiren y aprender nuevas herramientas de marketing… ¡voy a pasar los nervios y lo vamos a hacer!
• Mi segundo gran plan va a ser el lanzamiento de mi Programa Grupal «Conectar para Atraer» en agosto. No es un plan nuevo porque lo abro todos los años, pero es algo que siempre me requiere de mucho trabajo y foco, por eso lo marco como uno de mis 3 grandes planes.
• Por último, la creación de un nuevo programa online, que estoy empezando a pensar y diseñar, para abrir el otro año. Éste es un plan que me va a llevar tiempo, porque empezar algo de cero siempre demanda energía adicional, por eso lo marco como importante.

Esos son mis ejemplos, por si te sirven, pero lo más importante es que vos definas cuáles van a ser los 2 o 3 planes realmente grandes en tu emprendimiento, que te van a requerir más energía y tiempo del habitual… ¡y que a fin de año te van a hacer sentir MUY orgullosa!

No tienen que ser todos nuevos, fijate que yo incluí mi programa, que es algo que hago todos los años. Pero sí tienen que ser planes más grandes, que no sean parte de tu día a día. Por ejemplo, yo no incluyo «escribir en el Blog» o «publicar en mis redes», porque es algo que hago como parte de mi rutina, pero no es diferente o especial de este año.

Quizás, en tu caso, es el lanzamiento de tu tienda online o empezar un Blog o crear un curso que hace tiempo tenés ganas… va a depender de tu tipo de negocio y la etapa en la que estés. Lo importante es que lo definas, para asegurarte de reservar el tiempo para hacerlo realidad. Para que el día a día no te tape de miles de cosas chiquitas y, cuando llegue diciembre te des cuenta, que no te diste tiempo para hacer lo más importante que querías.

¿Por qué 3 focos? Porque me parece un número que nos exige pero a la vez no nos abruma. Pero no importa la cantidad (no tienen que ser 3 exactos!). Lo más importante es que sean planes que te emocionen, te saquen de tu zona de confort y que, cuando termine el año, te den orgullo haberlos hecho. Si es uno pero que te emociona MUCHO, ¡está perfecto!

Y mi sugerencia es que los escribas con el mayor detalle posible. Cuanto más concreto lo definas, más fácil va a ser cumplirlo. Escribí el detalle del plan y escribí también cómo te querés sentir con eso.

No escribas solo “lanzar mi nueva colección”. Escribí en cambio, “dedicarle por lo menos un mes de trabajo a mi nueva colección, para poder inspirarme tranquila, salir a buscar inspiración a lugares que me encantan, nutrirme de otros; y lanzarla en marzo para el Día de la Mujer. Crear una colección realmente diferente, más audaz y donde pueda llevar a la vida los valores de mi marca. Una colección que tenga…”

Bajalo al mayor detalle que puedas y ponele emociones. Para que realmente sea un motor que valga la pena.

Una vez que tengas definidos esos grandes planes para tu negocio, entonces el siguiente paso es marcarlos en tu calendario. ¿En qué momento del año vas a hacer cada uno?

¡Acá es clave ser realistas! No pretender hacer todos los primeros tres meses. Fijate que yo tengo uno en marzo, otro en agosto y el otro el último trimestre. Los tengo divididos a lo largo del año, para enfocar mi atención y esfuerzos en uno por vez.

Para no estar todo el año pensando «tengo que, tengo que»… sino que desde ahora definir cuándo vas a hacerlos y con cuál vas a empezar. ¡Para sacarte los otros de la cabeza hasta que les llegue su turno!

PASO 2. Estandarizar ahora para simplificar después

Para hacer esos planes más grandes vas a necesitar algo clave: tiempo. La figurita difícil que más nos cuesta hoy en día.

Como justamente se trata de planes nuevos o diferentes a la rutina del día a día, no podemos pretender sumarlos, sin cambiar nada más, porque entonces lo más probable es que terminemos colapsadas o que llegue fin de año y nos demos cuenta que el día a día nos tapó, y nunca logramos hacer esos grandes planes que queríamos.

Por eso, estos dos pasos siguientes son fundamentales. Porque como más horas no vamos a tener en el día, lo que tenemos que asegurarnos es usar de forma más inteligente las que tenemos disponible.

Y el primer paso para eso es estandarizar: invertir tiempo ahora para hacer algo más eficiente y que no te consuma tanto tiempo después.

Para eso, lo que te propongo es que hagas una lista de TODO lo que haces repetitivamente en tu negocio. Sea que lo hagas todos los días o cosas que repitas todas las semanas o una vez por mes. No importa la frecuencia, lo que importa es que sean actividades que ya sabés que van a pasar y vuelven a pasar como parte de la rutina de tu negocio.

¿Qué partes de tu proceso de producción? ¿Qué partes de tu rutina de comunicación? ¿Qué partes de tu proceso de prestación de servicios? ¿Qué parte de las actividades más administrativas?

Quizás por ejemplo, sabes que cada vez que alguien te pide cotización el proceso se repite más o menos similar. O imaginate que sos fotógrafa, y sabes que cada vez que terminas una sesión, el proceso de edición y envío del material a los clientes, se repite bastante similar. O tenés una tienda de indumentaria, y sabes que todos los días tenés tiempo dedicado a contestar consultas en las redes sociales o por mail.

Se trata de ver y anotar todas esas actividades que hoy te demandan gran parte de tu tiempo y que se repiten bastante frecuente como parte de la rutina de tu negocio.

Una vez que las tengas anotadas y las veas todas juntas, entonces mi invitación es que pienses cuáles de esas actividades podrías estandarizar.

Por ejemplo, si ofreces un servicio y cada vez que te piden cotización, la armas específicamente para cada potencial cliente; una forma de estandarizar sería armando un PDF con tres opciones con precios diferentes, para que a todos los pedidos les mandes exactamente el mismo PDF y no tengas que armarlo de cero cada vez.

Vas a estar invirtiendo tiempo ahora en pensar esas opciones de servicios, definir los precios y diseñar el PDF; pero todo el resto del año te va a ahorrar muchísimas horas que podrás usar para otras cosas.

O imaginate que sos diseñadora gráfica y tu proceso siempre empieza enviándole una encuesta a tus clientes para conocer su negocio. Una forma de estandarizar sería armando una encuesta en alguna sección oculta de tu web o en un PDF o en algún proveedor de encuestas, con las preguntas que necesitas saber; y escribir ya también el mail que vas a mandar cuando adjuntes esa encuesta. Para que, con cada nueva clienta, solo tengas que cambiar el nombre en el mail, ¡pero todo el resto ya lo tengas armado y listo para mandar!

Vas a invertir tiempo ahora en armar esa encuesta, dejarla diseñada y crear ese mail, pero todo el resto del año no vas a tener que volver a hacerlo una y otra vez.

Así que, en este paso, la idea es que pienses en tu negocio, cuáles son esas actividades que podrías estandarizar, para no repetirlas una y otra vez, ahorrando horas y eficientizando tu forma de trabajar.

PASO 3. Automatizar o delegar para liberarte y enfocarte

La segunda forma de despejarte tiempo, además de estandarizando procesos, es automatizando o delegando.

¿Cuáles de las tareas que identificaste que pasan repetitivamente podrías dejar de hacerlas vos y en cambio automatizarlas con algún sistema o delegarlas en otra persona?

Acordarte que lo que estamos buscando es liberarte tiempo a vos para que puedas dedicarlo a esos planes más grandes y diferentes que definiste en el primer paso.

Hoy con la tecnología disponible, el proceso de automatizar es cada vez más simple y posible. Y con la posibilidad de trabajar de forma virtual, delegar también es mucho más simple, ya que no implica contratar a alguien como empleado, sino que podemos conseguir ayuda a través de agencias, freelancers u otros emprendedores.

Siguiendo el ejemplo del pedido de cotización de antes, podrías implementar algún proveedor de mailing (como Mailchimp, From Doppler, Convertkit o Active Campaign), para que cada vez que alguien pida cotización en tu web por tus servicios, automáticamente les llegue el mail con la propuesta que armaste.

O si por ejemplo, tenés una tienda online de productos, podrías automatizar que a los 15 días de realizada la compra a la persona le llegue un mail pidiéndole su comentario del producto. Para asegurarte de tener testimoniales, pero con un proceso automático que no depende de que te acuerdes de mandar ese mail uno por uno a cada persona que compra.

Una vez que definas qué tareas podrías estandarizar y cuáles automatizar, el último paso sería definir si alguna de las tareas querrías delegarlas en otros. Tareas que quizás no te fluyan tanto o te demanden demasiado tiempo, que no sean en las que sentís que más valor aportas y que vale la pena delegar, para liberarte tiempo tuyo para las cosas más grandes o de mayor potencial de crecimiento.

Por supuesto esto no siempre es fácil desde el primer momento, porque delegar requiere invertir. Pero sí me parece fundamental ir evaluando todos los años si es el momento o no, teniendo en cuenta no solo el costo de delegar, sino además el costo de no hacerlo. Porque el tiempo que nosotras ponemos en esas actividades es dinero y hay que tenerlo en cuenta.

Yo por ejemplo lo primero que delegué fue todo el diseño gráfico en mi negocio. Tanto el diseño para las redes sociales, como el diseño de mi web y el diseño de los materiales para mi programa online. Porque como no soy diseñadora, es algo que me llevaba muchísimo tiempo y al final nunca terminaba como a mi me gustaba. Con lo cual encima me generaba mucha frustración, porque sentía que era tiempo mal invertido. El día que tomé la decisión de delegarlo, mi tiempo se liberó desproporcionadamente. Porque literalmente toda esa parte me demandaba muchas horas y me llevaba mucho más de lo pensado.

Lo segundo que decidí delegar fue la estrategia de posicionamiento orgánico (SEO) de mi Blog, porque es una estrategia de marketing que a mi personalmente no me encanta. Tiene mucha parte técnica, que no es la que más me gusta, con lo cual el tiempo que hubiese tenido que dedicar a aprenderlo para hacerlo realmente bien, no me valía la pena y preferí poner esas horas en otras partes de mi negocio.

Por último, el siguiente año decidí delegar toda la parte administrativa contratando una asistente virtual por horas semanales. Para que me ayude a contestar los mails, a manejar las inscripciones, a resolver los problemas técnicos, a subir los artículos al Blog y muchas otras tareas que yo hacía de forma repetitiva y me consumían tiempo, que ahora puedo dedicar a los grandes planes nuevos de este año.

Por supuesto no delegué todo al mismo tiempo, sino que fui tomando una decisión por año, en función de analizar cada año dónde estaba poniendo mis horas y qué podía hacer de forma más eficiente, para liberarme tiempo. Y cada año seguiré haciendo el mismo análisis a medida que mi negocio siga evolucionando.

¡Ahora tu turno!

• Definí cuáles serán tus grandes focos este año y marcá en el calendario cuándo querés que pase cada uno. ¡Acordate de ser realista y no pretender hacer todos juntos! Balancéalos a lo largo del año para enfocarte bien en cada uno.
• Hacé una lista de todas las actividades donde hoy estás poniendo la mayor parte de tu tiempo repetitivamente en tu negocio. Tomate un tiempo para pensar y escribir todas, así tenés un pantallazo sincero de dónde estás invirtiendo tus horas.
• Elegí cuáles de esas actividades podrías estandarizar para ahorrarte tiempo después. Y anotá en tu agenda cuándo vas a hacerlo. Si por ejemplo, definís que vas a armar tus paquetes de servicios en un PDF para mandar siempre lo mismo, marcá en tu agenda cuándo exacto te vas a sentar a escribir y diseñar ese PDF.
• Elegí cuáles de esas actividades podrías automatizar y dedica un tiempo a averiguar con qué sistemas hacerlo.
• Por último, analizá si este año estás lista para delegar algo en tu negocio, calculando cuánto te costaría hacerlo y comparando contra cuántas horas te ahorraría, para ver si vale la pena o no.

¡Y una vez que tengas ese tiempo liberado, entonces a ponerlo en esos grandes planes que te estás proponiendo este año!

Por supuesto hacer esto no es fácil y tu cuerpo va a poner resistencia, porque está acostumbrado a hacerlo de una manera y lo primero que se te va a venir a la cabeza es “ufffff es demasiado trabajo, mejor sigo haciendo todo igual”. Y está perfecto si estás contenta con la forma en que lo venís haciendo, el tema es si no estás contenta y sentís que las horas nunca te alcanzan o el día a día te pasa por encima.

Porque entonces sí, aunque el cuerpo ponga resistencia, es importante frenar a pensar qué hacer diferente. No seguir en piloto automático si ya sabes que hay algo en tu forma de trabajar y organizarte que deberías cambiar, para sacarle más provecho a tu tiempo y potenciar tu negocio.

Cuesta trabajo como todo cambio de hábito. A mi me pasó cada vez que tuve que delegar algo, lo primero que se me vino a la cabeza fue “mejor lo sigo haciendo yo, más fácil”.

Pero ese pensamiento no nos permite crecer. Porque si lo seguimos haciendo nosotras, entonces nunca tenemos tiempo para las cosas que realmente queremos hacer.

“No tengo tiempo” es una frase que tenemos que aprender a transformar en “me tengo que organizar mejor” o “tengo que aprender a delegar” o “tengo que automatizar más”. Porque esas son las frases realmente accionables, que nos ponen en movimiento y nos sacan de la queja.

Así que ojalá pases esa primer barrera que te va a poner la cabeza y te tomes un ratito para mirar dónde estás poniendo tus horas hoy y qué podrías hacer diferente, sea estandarizando, automatizando o delegando, para liberarte tiempo para esos grandes planes que te emocionan y más orgullosa te van a hacer sentir a fin de año.